Archivi categoria: Organizzazione del lavoro

Si bussa anche nell’open space

PC Se durante la ritirata di Russia Mario Rigoni Stern, spinto dalla fame, non avesse bussato alla porta di un’isba sarebbe sicuramente morto. Non tanto di fame (probabilmente anche per quello) ma perché i soldati russi all’interno non avrebbero esitato a sparare a un intruso che spalancasse improvvisamente la porta. Questo bellissimo episodio, tratto da “Il sergente nella neve”, ci insegna molto sulla solidarietà che si crea in momenti drammatici (le donne che stanno dando da mangiare ai soldati russi ne danno anche a lui). E ci insegna quanto è importante continuare a comportarsi da uomini anche quando le circostanze ci porterebbero ad agire come animali, per esempio continuando a bussare alle porte. Lo racconta l’autore stesso in un’intervista: “Busso ed entro” Il fatto sta in quel “busso”, perché io ho chiesto di entrare come si fa in una casa di un vicino o di una persona comune: si bussa e si chiede il permesso. E dal momento che si chiede il permesso uno non entra per far del male o per far violenza.

Busy Light

Premesso che un open space è un luogo generalmente più tranquillo di un campo di battaglia, è comunque consigliabile comportarsi sempre con educazione e rispetto. Per evitare di sbagliare, l’ideale è muoversi come se ci fossero delle porte invisibili alle quali è necessario bussare.

Ci ho riflettuto recentemente quando ho chiesto a uno stagista di andare a fotografare un totem (niente a che vedere con gli indiani, si chiamano così quei grossi cartelloni pubblicitari nel punto vendita) che era dietro la scrivania della collega che ne aveva curato lo sviluppo. Ho dato per scontato che si presentasse, chiedesse il permesso di fotografarlo e spiegasse che lavorava con me. Sono certa che se la mia collega e il suo totem fossero stati chiusi in un ufficio tutto questo sarebbe automaticamente avvenuto, l’open space invece può far dimenticare alcune regole di buona educazione.

L’aneddoto si conclude, come quello di Rigoni Stern, senza spargimenti di sangue, ma se vi dovesse capitare di lavorare in un ambiente aperto questi sono alcuni consigli pratici per non risultare invadenti con la persona di cui avete bisogno:

  • provate a telefonare o inviare una mail per anticipare il motivo per cui avete bisogno di incontrarvi;
  • se possibile fissate un appuntamento (il calendar di outlook è ormai un must);
  • se vedete che sta telefonando o scrivendo, aspettate a debita distanza che finisca;
  • se è già con qualcuno tornate più tardi;
  • controllate il body language: anche se in Italia le BusyLight (vedi la foto e l’articolo della BBC che ne parla) non sono ancora diffuse, con un po’ di empatia è possibile capire se la persona con la quale dovete parlare è in modalità semaforo rosso o semaforo verde;
  • se è una persona che non conoscete presentatevi sempre. Con un bel sorriso (e su questo abbiamo già scritto molto)
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La regola della cipolla vale anche per presentare i progetti

credits@shoppingconunclick.blogspot.com

PC In questi giorni nel nuovo building di Sky dove ci siamo da poco trasferiti il sistema di areazione si scontra per la prima volta con le temperature primaverili. La situazione è altalenante: o subiamo ventate gelide sulla cervicale o sopportiamo un clima umido da giungla vietnamita. Non ci sono finestre ma enormi vetrate e di conseguenza ci siamo tutti attrezzati con il classico abbigliamento a cipolla, come consigliavano le vecchie zie.

Mi sono resa conto oggi che la regola della cipolla vale anche quando si prepara la presentazione di un progetto. Per condividere costi e tempi con un manager che valutava tutto per la prima volta abbiamo preparato: due scenari in excel con quindici colonne ciascuno per il calcolo di tutte le variabili coinvolte e il relativo budget; un timing dettagliato con la specifica di quando le venti diverse fasi sarebbero iniziate e terminate, comprensivo di attori coinvolti e punti focali di approvazione; un riassunto su ppt che metteva in evidenza lo scenario raccomandato con i suoi dati essenziali e aveva come back up anche un quadro di quello che succede in parallelo a questo progetto; un excel di sintesi con solo i dati più importanti; una simulazione visiva di come sarà il progetto una volta finito, perché un’immagine vale più di mille parole.

Alla fine abbiamo memorizzato (e scritto su un post it per prevenire un eventuale attacco di Alzheimer) solo quattro numeri. Insieme alla visualizzazione del progetto sono stati sufficienti a presentarlo (e farlo approvare) ma solo perché avevamo la tranquillità che deriva da avere, se necessario, anche tutti gli altri strati pronti da usare.

In sintesi, prevenire è sempre meglio che curare, che si tratti di un torcicollo o di una domanda di approfondimento.

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9 SUGGERIMENTI PER CHI FA SMART WORKING

PC Sono ormai molte le aziende che, come Sky, consentono ai dipendenti di lavorare con modalità di smart working, cioè alternando la presenza in ufficio con il lavoro da casa.  La tecnologia consente infatti una grande flessibilità e la casa, o qualunque ambiente permetta un collegamento a internet e sia raggiungibile telefonicamente, può diventare il vostro ufficio.  L’Osservatorio del Politecnico di Milano sostiene che un terzo delle grandi imprese fa nel 2016 smart working (erano solo il 17% nel 2015), coinvolgendo oltre 250 mila lavoratori.

Lo smart working è, secondo il decreto legge recentemente approvato, una “modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato allo scopo di incrementare la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.

Questa nuova modalità di lavoro ha una serie di vantaggi, alcuni legati all’eliminazione, per alcuni giorni al mese, di tutto quello che implica lo spostamento casa-lavoro: perdita di tempo e stress per il dipendente, inquinamento per l’ambiente, possibili ritardi per l’azienda; l’azienda inoltre può ridurre i costi fissi, avendo un numero inferiore di persone che occupano contemporaneamente il posto di lavoro.

Sono tra quelli che hanno messo in pratica da anni questa modalità di lavoro e mi ritrovo pienamente nel giudizio espresso dagli intervistati dall’Osservatorio del Politecnico sullo Smart Working, che dichiarano benefici su carriera e miglioramento delle prestazioni lavorative, oltre ovviamente a un migliore bilanciamento tra lavoro e vita privata.  Visto l’aumento del fenomeno ho pensato potesse essere utile dare qualche consiglio a chi sta per cominciare ora ad affrontare il lavoro in remoto. Lo smart workting può diventare infatti un modo di rendersi più responsabili del proprio lavoro e quindi più soddisfatti dei propri risultati.

Datevi delle regole

Anche se il vostro tipo di accordo con l’azienda non lo prevede (ci sono aziende che lasciano molta flessibilità sugli orari nei quali lavorare nei giorni in cui non si è in ufficio), cercate di strutturare la vostra giornata in modo simile a quella in ufficio. Io per esempio mi impongo di essere davanti al PC per le nove.

Ponetevi un obiettivo

Scrivere una to do list con quello che dovete fare e cercate di attenervi ad essa. Concordate con il vostro responsabile quale risultato dovrete raggiungere.

Imponetevi delle pausa

Lavorando da casa si è generalmente meno disturbati da quanto ci circonda e si hanno minori interazioni con altre persone. Per questo paradossalmente potreste trovarvi a lavorare molte ore consecutive senza fare interruzioni. Una pausa ogni due ore, per sgranchire occhi e gambe, è sicuramente necessaria. Quando la fate, evitate però di fare tappa in cucina, a meno che non siate dotati di un forte autocontrollo!

Trovatevi un posto adatto dove lavorare

Cercate in casa un luogo che vi consenta di concentrarvi e che sia ergonomicamente corretto. Lavorare sdraiati sul divano potrà sembrarvi bohémien il primo giorno, ma il mal di schiena vi farà presto passare la voglia.

Sfruttate bene il tempo che risparmiate evitando di spostarvi

Personalmente trovo molto tonificante fare una camminata di un’ora prima di cominciare a lavorare. Il massimo della soddisfazione lo raggiungo quando, mentre sono sulla ciclabile sul lago, la mia app “InOrario” aggancia la stazione dalla quale abitualmente parto e mi avverte che il treno è in ritardo!

Vestitevi  adeguatamente (e se siete una donna truccatevi)

Scegliete un abbigliamento comodo (non è certo necessario indossare scarpe con tacco o giacca e cravatta), ma cercate di sentirvi in ordine. Potrà sembrarvi strano, ma questo vi darà più autorevolezza nelle interazioni, anche se solo telefoniche, che avrete nel corso della giornata. Ovviamente se è previsto che facciate collegamenti che prevedono Skype sarà particolarmente importante che voi abbiate un aspetto gradevole e professionale e che lo sfondo dietro di voi non distragga l’interlocutore da quanto comunicate e sia adeguato all’impressione che volete lasciare. Ricordo ancora con un certo imbarazzo un’intervista realizzata via Skype per un blog di Expo2015 realizzata dalla cameretta di mio figlio, perchè quel giorno riuscivo a registrare solo con il suo mac!

Fate capire a familiari o amici che state lavorando

Inizialmente potrà essere un po’ difficile far passare il concetto che anche se siete a casa questo non significa che possiate essere interrotti ogni momento. Fate capire che, esattamente come quando siete in ufficio, potete essere disturbati solo per motivi gravi o in determinati momenti della giornata che stabilirete insieme.

Fissatevi eventuali appuntamenti non lavorativi all’inizio o alla fine della giornata

Proprio come fareste se foste in ufficio evitate di dover uscire a metà giornata per andare dal dentista, dal medico o in posta.

Date dei segni di vita

Fatevi sentire dal vostro capo e dalle persone che lavorano con voi durante la giornata.

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Come superare un colloquio di lavoro via Skype

PC Un nostro articolo di qualche anno fa, Come sostenere un colloquio su Skype  continua ad essere tra i più apprezzati, probabilmente anche perché è in costante crescita il numero di giovani, e meno giovani, che cerca e trova lavoro all’estero e quindi spesso sostiene per lo meno il primo colloquio in remoto. Ma non solo: l’utilizzo di Skype fa risparmiare tempo e trasferte anche in Italia, sia ai reclutatori che ai reclutati, e quindi anche nelle aziende di recruiting nostrane sta diventando sempre più frequente fare una prima selezione attraverso Skype.

Dopo aver letto il nostro post Mauro Cattaneo della Viking ci ha segnalato un’utile infografica che riassume alcuni trucchi su come su come superare un colloquio via Skype, creata nell’ambito del blog Coffee Break, dove vengono pubblicati tutti i progetti e gli articoli realizzati dai dipendenti di Viking. “Avviene a volte un po’ per gioco, a volte partendo da esigenze reali,” ci spiega Mauro, “ed essendo il team composto da persone provenienti da tutto il mondo, spesso ci ritroviamo a confrontare i vari stili di vita o le peculiarità dei rispettivi territori di nascita ed ecco perché molti degli articoli hanno un taglio internazionale.”

Per gentile segnalazione di Coffe Break di Viking Italia

Per gentile segnalazione di Coffe Break di Viking Italia

Trovo l’infografica completa e divertente e ritengo che chiunque abbia fatto, non solo un colloquio, ma qualche riunione importante lavorando da casa e in particolare usando Skype si riconoscerà nelle tante piccole o grandi difficoltà che si possono generare, e potrà imparare come prevenirle (io per esempio ricordo un’interminabile riunione con la gatta che mi fissava malinconica dal balcone dove l’avevo reclusa, perché l’orario era troppo vicino alla fatidica ora della pappa, durante la quale immancabilmente il suo aplomb un po’ british, riservato e sfuggente viene sostituito da un singolare incrocio tra una lap dancer che usa il mio pc come palo e una pescivendola che attira a gran voce i clienti alla sua bancarella.)

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Ordine mentale vs ordine fisico: la versione di Giulia

PB   Ho incontrato Giulia Spada (nostra fedele lettrice oltre che acuta commentatrice) per la prima volta come collega in Dolce&Gabbana: lavorava al Customer Service e divenne celebre in azienda perché, assunta da poco, chiese mezza giornata di permesso alla vigilia delle sue nozze (erano tempi in cui ancora ci si sposava, inizio millennio, e si ambiva almeno alla ceretta il giorno del sì). Permesso non concesso dall’allora poco empatico capo.

Quindi me la ricordo piuttosto seccata.

Anni dopo l’ho ritrovata in Giorgio Armani, reparto Operations, con una espressione sostanzialmente invariata, anche se il capo era cambiato ed era più umano del precedente. Era ancora seccata.

Giulia è di Torino (si sente ancora da certe vocali), è sicuramente priva di melanina (la sua carnagione passa dal bianco al trasparente a seconda delle stagioni), è priva di adipe (maledizione), è dotata di acuta intelligenza, direttamente proporzionale al suo pessimismo cosmico.

I suoi amori (due che io sappia, uno con le mani infarinate, l’altro ancora cucciolo), la sua ironia e i libri, la salvano da una fottutissima ansia di vivere.

La sua scrivania è kafkiana. Ma anche per questo Giulia ha una spiegazione e una teoria. Eccola:

“Finalmente stavano per iniziare le ferie estive… In un impeto di autolesionismo, Risultati immagini per jengaquest’anno mi sono ripromessa di non andare in ferie se non prima di aver messo un po’ in ordine la scrivania.

Che poi, volendo vedere, la mia scrivania non è proprio così disordinata, come potrebbe sembrare a un osservatore distratto…

È molto più simile a un Jenga, con un sottofondo filosofico, con tutte le mie belle pratiche incrociate una sull’altra con perizia certosina e logica machiavellica (e la mia bravura sta proprio nello sfilarne una dal mucchio senza farle cadere tutte, come nel gioco).

Sono fermamente convinta che la teoria del caos (=stato di disordine) sia venuta in mente a un fisico o a un matematico con una scrivania simile alla mia.

Ho accumulato talmente tanta carta da avere le cuffie dei rotatori che gridano pietà, costretta come sono a digitare sulla tastiera con i gomiti a livello delle spalle… Il mio fisioterapista si è costruito una villa con piscina grazie alle sedute necessarie per curarmi cervicale & co., quindi forse mi prende in giro quando mi dice << non preoccuparti, l’ordine è una questione mentale>>.

(N.d.R.: Se per caso aveste dei sospetti, casa mia è esattamente nella stessa situazione…. Carta ovunque).

Ovviamente, come tutti i disordinati, vivo nella negazione e sono campionessa olimpica di creazione di alibi verosimili per non mettere in ordine:

  1. se adesso metto a posto, poi non trovo più niente;
  2. se inizio a mettere a posto, devo per forza finire, non posso lasciare a metà;
  3. non ho tempo, ho cose più importanti da fare (postulato del punto precedente);
  4. se butto via un carteggio che mi sembra inutile, domani sicuramente mi servirà cercare quell’argomento e perderò un sacco di tempo – tempo che non ho (revisione del postulato del punto precedente);
  5. so esattamente dove sono posizionate le pratiche importanti, in questo modo le ho sempre sotto mano (in ogni senso) quando le cerco con urgenza (dimostrazione del punto 4);

… ma soprattutto (e per questa mi auto-assegno la medaglia d’oro):

  1. quelli che hanno poco o nulla sulla scrivania è perché fanno solo finta di lavorare o, peggio, perché hanno pochissime cose da fare, prima o poi l’azienda li sposterà ad altra mansione.

Prima di andare in ferie ho circa una settimana e quindi vengo presa dal sacro fuoco del riordino: mi prende un raptus di archiviazione compulsiva; comincio a cestinare e a strappare le vecchie pratiche… più strappo e più mi sento libera, è meglio di una seduta di psicoterapia! Man mano che vedo ricomparire il piano della scrivania mi sento un po’ più leggera; mi aspetto che quando avrò terminato la pulizia, la sensazione sarà quella di essere l’omino Michelino gonfiato d’elio!

Malgrado tutto questo, ho un ordine mentale davvero invidiabile (vi assicuro che a detta di quelli che mi conoscono sono decisamente talebana in fatto di autocritica; quindi se dico che il mio ordine mentale è invidiabile, credeteci!).

Raramente dimentico una scadenza; il mio PC è organizzato in superstrutturate cartelle multilivello sia per la posta che per i documenti; ricordo la storia di quasi tutti gli argomenti che mi vengono sottoposti.

Qualcuno mi ha recentemente soprannominato “Wiki”, perché chi viene da me trova quasi sempre quello che cerca, che sia una risposta a un argomento astruso e sconosciuto o una vecchia pratica che nessuno ricorda più chi abbia iniziato a gestire (ma della quale sicuramente c’è traccia sulla mia scrivania…).

Si stupiscono sempre tutti quando si rendono conto che quello che c’è sulla mia scrivania e quanto c’è nella mia testa non sono organizzati allo stesso modo, eppure sono conviventi (anche se separati in casa) e entrambi profondamente parte di me.

Ovviamente c’è un “però”.

Se il disordine mi fa arrabbiare perché solitamente dà di me un’errata prima impressione, “però” il troppo ordine mi mette ansia. Ma un’ansia con la “A” maiuscola.

Un po’ come se raddrizzassero tutte le scale di Escher in modo che si capisca subito se salgono o scendono. O come se scoprissi che Patrizia mette in valigia a settembre un cappotto di cachemire al posto della pashmina e un cache-coeur fuxia al posto della camicia bianca d’ordinanza.

Brrrrr, roba da tenerti sveglia la notte…

Quindi, siccome secondo me la teoria del caos in realtà è una teoria nata per mettere ordine e che una cosa senza l’altra non può coesistere (pieno e vuoto, ricco e povero, felice e triste, ordine e disordine, cosa sarebbero senza la loro antitesi?), per mantenere il mio ordine mentale ho deciso che (anche) quest’anno sono autorizzata a lasciare la scrivania un po’ incasinata…

A questo punto mi raggiunge un senso di pace. Ma soprattutto la consapevolezza che (di nuovo) sono stata così brava da inventarmi l’alibi perfetto per evitare di mettere a posto la scrivania!

Buon rientro a tutti and take your time (…che per riordinare c’è sempre tempo)!

Giulia”

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IL MONDO IN UNA VALIGIA – COME ESSERE PERFETTE ANCHE VOLANDO LOW COST

PB Durante certe primavere accade di tutto. Che tua mamma ti lasci, che una tua cara amica si ammali, che tu debba lavorare molto molto, che la tua famiglia abbia bisogno di te. E che si trascuri il blog!

Recupero al volo, non con consigli sulla gestione del dolore (per questo sono ancora absolute beginner) ma su come comporre un bagaglio perfetto pur avendo poco spazio. Ho fatto e disfatto così tante valigie negli ultimi due mesi che vi dedico un distillato per sopravvivere con classe al formato cabin baggage.

Qui si parla di viaggi di lavoro in cui si deve sembrare eleganti come Jacky Kennedy per una riunione di lavoro, agili come un maratoneta per spostarsi in metropolitana, frizzanti come BB per una cena, avere un pigiama se si condivide una stanza con una collega e viaggiare Easy Jet, per cui tutto deve stare nel bagaglio a mano, borsetta compresa.

COSA SI INDOSSA PER IL VIAGGIO

Si parte con le scarpe più comode (è la parte del viaggio quella più faticosa) e voluminose (se sprechiamo mezza valigia per le scarpe da tennis siamo già perdute) ma che dovranno essere adatte anche al nostro periodo di trasferta. Le scarpe sono da tennis solo se si va a Wimbledon, altrimenti scegliete un sandalo abbastanza comodo per viaggiare e macinare qualche kilometro tra una stazione e una show room ma sufficientemente grazioso per poter incontrare un cliente. Stivali solo se andate a fare la caccia grossa in Tanzania (il loro volume e i problemi in aeroporto li escludono dalla vita raminga).

Si indossa un reggiseno senza ferretto se si deve dormire in aereo.

Si indossa una sciarpa leggera, poco voluminosa, ma calda. La pashmina di cachemere bianca o nera (colori e fantasia solo per capi meno costosi) dovrebbe essere un must in ogni guardaroba: vi salverà la vita moltissime volte e non rimpiangerete la spesa.

Attenzione agli accessori in metallo per i controlli al metal detector che ormai suonano anche con il piercing: evitate le cinture oppure mettetele in tessuto (io ho un cordoncino bellissimo fatto per chiudere il Kimono che uso come cintura per i viaggi).

Evitate gli stivali, che per questioni di sicurezza vanno levati al controllo, oppure prevedete di indossare calzini presentabili: mi è capitato di vedere ragazze vestire come amazzoni in cuissard , mostrare con imbarazzo calzini di spugna macilenti e grigi lavatrice 90° che non era previsto facessero mai capolino in pubblico.

COSA SI METTE IN VALIGIA

Tutti i vestiti (quelli che indossate e quelli che mettete in valigia) dovranno avere colori che stanno bene insieme (la settimana scorsa a Wimbledon solo bianco con tocchi di rosa, per essere coerenti con le fragole con la panna del torneo londinese, oggi – scrivo dal metro di Parigi – nero, nero e nero ma con sciarpa e camicia bianche).

La sciarpa bianca per non ammalarsi in aereo diventerà la mia stola questa sera.

Un abito in jersey è l’ideale per la sera. Non occupa spazio, non si sciupa, basta un accessorio per renderlo prezioso. Per darvi una idea: avete in mente quegli abiti di maglina di Missoni? Con quelle lavorazioni geometriche in tricot? Se siete danarose compratene uno vero dalla ultima collezione, altrimenti cercatene uno vintage oppure cercatene uno simile. Io ne ho uno di Armani che ha visto più mondo del mio spazzolino da denti.

E la borsa? Quella che usate tutti i giorni (che ha dentro sostanzialmente la nostra vita) non entrerà mai nel trolley.

Per me l’ideale è un piccolo portadocumenti con bretella staccabile che con un po’ di creatività, può fungere da borsa a mano per la sera. È l’unico pezzo che batte l’abitino di Jersey in numero viaggi.

In valigia tengo piegata una borsa in tessuto (la mia è in nylon, ma quella di cotone della Feltrinelli va benissimo) che non occupa spazio ma consente di avere un contenitore per libri, sciarpa, ombrello una volta lasciata la valigia in albergo.

Il pigiama sarà una t-shirt di cotone (che in caso di emergenza può essere una t-shirt di ricambio) con un calzoncino di jersey.

La lingerie sarà la migliore del vostro cassetto. Come ci ha insegnato la mamma (in caso di malattia subitaneo/ricovero ospedaliero) o i troppi film romantici (in caso di colpo di fulmine con artista di strada).

Anche se è difficile quando si ha così poco spazio, cercare di non partire con la valigia che scoppia: lasciate sempre un piccolo spazio per infilare qualche acquisto che vi capiterà di fare anche se prevedete 48 ore senza un attimo per lo shopping: in questo viaggio parigino (aspettando a Malpensa una partenza super ritardata) ho comprato un bel quaderno giallo che non era previsto ma che ho sistemato tra il mio abitino di Jersey e le mie scarpe con il tacco.

Che ho portato ma non ho usato.

Come quasi sempre.

Nessuno è perfetto

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E’ l’anno della scimmia… mettiamola sulla spalla di qualcun altro

PB Pochi giorni fa si è celebrato il capodanno cinese. Ci lasciamo alle spalle l’anno del Maiale (dai, onestamente una bruttura) e ci buttiamo in quello della Scimmia.

Premetto una discreta incompetenza nella decodifica dell’oroscopo cinese, coinvolta dal capodanno soprattutto per problemi industriali (tre settimane di stop per tutte le nostre produzioni in poliestere che arrivano dall’Asia) e uso la metafora della scimmia a scopo puramente strumentale.

Spesso quando siamo su un progetto, tendiamo a procrastinare il momento in cui mollare la palla perché qualcuno possa giocarla. Ci pare di doverla tenere ancora tra i nostri piedi, a volte la dimentichiamo perché siamo pieni di altre cose da fare. Cosicché alla fine , quando ci decidiamo (obbligati dal calendario) a lanciare la palla, realizziamo che il tempo per giocarla fino al successo è corto. E che parecchio ne abbiamo sprecato tenendo sulle nostre spalle una scimmia che era già pronta a saltare su quella di un altro (un collaboratore, un fornitore, un façonista, un impaginatore, un modellista…).

La tendenza a procrastinare (nel Medioevo era un peccato rappresentato simbolicamente dalla Cornacchia, chi di voi ha studiato filologia romanza dovrebbe saperlo) alcune azioni che in qualche modo ci mettono a disagio, ci dà breve sollievo nell’immediato, ma riempie di scimmiette le nostre spalle appesantendoci il cammino. Soprattutto in un mondo dai ritmi circadiano / contadini come la moda, scandita inesorabilmente dalle stagioni.

Quando sentiamo di avere sul tavolo un sospeso da cui dipendono le azioni di molti altri , dobbiamo dargli la priorità anche rispetto a progetti più importanti ma che possiamo gestire da soli. Questione di rispetto, ma anche di efficienza.

E’ più opportuno in alcune situazioni correggere una bozza e dare il via alla stampa che rivedere i numeri di budget. Il lavoro è più noioso e miserabile. Ma senza il catalogo stampato non venderemo le collezioni e non faremo il budget. E la stampa non la possiamo fare nei ritagli di tempo: una stamperia, i suoi tecnici, le sue macchine , stanno aspettando il nostro nulla osta per partire.

Io tendo a procrastinare regolarmente la revisione dei contratti (che odio visceralmente superate le tre pagine delle condizioni commerciali, perduta nelle fidejussioni bancarie, nei periodi di sell off, nelle cause di risoluzione espressa) con il risultato di tenermi sulle spalle un gorilla, ingombrante nel retro pensiero.

Gestire la nostra agenda non solo valutando le nostre disponibilità di tempo, ma considerando quelle di chi lavora intorno a noi, ha un potenziale straordinario nell’efficacia del nostro lavoro.

D’altra parte lo facciamo scientificamente ogni mattina, quando mettiamo il bollitore dell’acqua sul fuoco prima di apparecchiare la tavola. Quando mettiamo la bustina del the nella teiera prima di fare la doccia, in modo che l’infusione sia pronta quando infiliamo l’accappatoio e i biscotti sono già sulla tavola.

I 50 minuti tra la sveglia e l’uscita di casa, diventerebbero un’ora e trenta se non avessimo inanellato azioni dalla calcolatissima consecutio temporum (tra il the e la doccia immaginate il primo amorevole richiamo per svegliare il Fede e l’ultimo abominevole ruggito per fargli lavare i denti prima di uscire).

Dunque quest’anno cinese il buon proposito è quello di tenere sulle mie spalle solo le scimmie che dovrò gestirmi direttamente dall’inizio alla fine. Spostare le altre prima che diventino primati mi farà guadagnare tempo e stima da chi si troverà impegnato con il corretto anticipo.

Spostare tutte le scimmie sulle spalle degli altri, aimè, non è possibile: è roba da milionari inoccupati (pochi), poveri disoccupati (tanti) politici in altro affaccendati e manager inutili (QB).

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Absolute beginners: come ridurre lo stress in un nuovo posto di lavoro

PC Se non siete tra i fortunati appartenenti alla categoria del posto fisso, specie in estinzione come conferma il successo dell’ultimo film di Checco Zalone, è probabile che vi siate recentemente ritrovati o vi troverete presto a dovervi inserire in un nuovo ambiente di lavoro.cover1300_imm

Le ricerche dimostrano che cambiare lavoro è una delle tre principali cause di stress, dopo lutto e trasloco. È quindi normale affrontare con una buona dose di ansia i primi giorni in un nuovo posto di lavoro: siete quelli che gli inglesi chiamano non tanto absolute beginners (il titolo è un mio piccolo tributo all’indimenticabile David Bowie) quanto newbies (persone inesperte di un certo contesto che mostrano l’intenzione a migliorarsi).

Ecco alcuni spunti per inserirvi in modo veloce e possibilmente indolore nel nuovo ambiente.

Imparate il gergo interno

Ogni azienda, proprio come le tribù giovanili, ha un suo linguaggio specifico, con acronimi da risolvere, parole usate al di fuori del contesto abituale, modi di dire “di moda”. Padroneggiarlo vi permetterà di capire cosa vi viene scritto o detto, ma anche di dimostrare appartenenza al gruppo. Per un approfondimento potete leggere anche Il gergo aziendale come segnale di appartenenza

FloresemNottingHill_Paddington22Indossate la divisa giusta

Per quanto ci siano regole generali su come vestirsi adeguatamente in ambito lavorativo, argomento che abbiamo trattato più di una volta (vedi Dress code: come vestirsi adeguatamente per lavoro dove gli altri si divertono e Come vestirsi d’estate per una riunione , A proposito di stile e di estate) esistono anche delle specifiche norme non scritte in ogni singola azienda che è meglio seguire soprattutto nei primi giorni.

Non fate l’errore di pensare ad esempio che in un ambito creativo ci possa permettere la massima informalità, questo può essere vero per quanto riguarda copy writer o art director, ma molto meno nel reparto account. L’ideale sarebbe tenere gli occhi ben aperti il giorno del colloquio per capire in anticipo (con una certa dose di ottimismo!) qual è lo stile aziendale e presentarvi fin dal primo giorno vestiti in modo da mimetizzarvi al meglio. Questo non significa che dobbiate rinunciare al vostro abituale modo di vestirvi, l’importante è che questo rientri in alcuni parametri. E in ogni caso è meglio aspettare qualche mese prima di andare contro corrente. Ricordatevi che dovete innanzitutto dimostrare volontà di appartenenza al gruppo, e l’aspetto esteriore è uno degli elementi che meglio lo identificano.

Fate domande

Non vergognatevi a chiedere le informazioni più banali (dov’è il bagno, dove si carica la chiavetta per il caffè, come si fanno le fotocopie, come si controllano sul telefono le chiamate perse) ma anche chiarimenti su quello che vi viene spiegato o richiesto. È normale che un nuovo arrivato non conosca molti aspetti dell’azienda e del lavoro e voglia impararli al più presto. Senza contare che ci sono poche cose più irritanti per un capo del sentirsi dire “sì” da una persona che non ha in realtà capito cosa deve fare: molto meglio dover ripetere, ma essere sicuri di ottenere il feedback desiderato.

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Nei primi giorni abbonderanno i momenti vuoti nei quali non saprete cosa fare. Benché tutti vi dicano che tra poco li rimpiangerete con tutto il cuore perché sarete sommersi di lavoro, chiedete ai vostri colleghi se c’è qualcosa che potete fare per aiutarli. Non è detto che possano effettivamente delegarvi qualcosa, ma almeno avrete dimostrato proattività e spirito d’iniziativa.

Sorridete

I lettori di questo blog sanno che per Patrizia e me il sorriso è una sorta di mantra (vedi Ho cercato per tutto il paradiso la quota dove sta il tuo sorriso , Dalla moto all’ufficio: due consigli per inserirsi in un nuovo ambiente lavorativo)

Ecco alcuni dei moltissimi motivi per cui sorridere è utile a voi, prima ancora che agli altri:

  • sorridere porta gli altri a sorridervi di rimando e questo renderà i primi giorni decisamente meno ansiogeni ( per la precisione il 50% di quelli a cui sorriderete sarà portato, per una serie di norme interiorizzate, a restituirvi il sorriso)
  • sorridere trasmette fiducia, serenità e persino credibilità
  • sorridere dimostra empatia, e l’empatia è una delle chiavi per farvi accettare dal gruppo.

Imparate i nomi

Ricordare il nome delle persone è un dono che io non ho mai posseduto. Se aggiungete che sono poco fisionomista potete capire le difficoltà che sto incontrando a inserirmi in un ambiente di lavoro estremamente variegato. Alcuni trucchi che utilizzo: mi faccio dei bigliettini con segnati i nomi delle persone con le quali interagisco suddivise per reparto, ubicazione nell’ufficio, ruolo; guardo il loro profilo su Linkedin prima di incontrarle in riunione, in modo da arrivare già preparata e dover fare solo un “ripasso”; mi disegno il tavolo di ogni riunione e poi appunto il nome di tutti i partecipanti unito a una breve descrizione esteriore (magrolina con gli occhiali, fusto con taglio a spazzola, baffi a manico). Cercate di conoscere meglio le nuove persone che incontrate, fate qualche domanda senza risultare invadenti e soprattutto ascoltate molto.

Non esprimete opinioni non richieste

Cito quanto scritto da Patrizia in uno dei suoi post che preferisco: “La prima settimana si parla solo se espressamente interrogati e si evitano soprattutto considerazioni sui massimi sistemi. La tentazione di dire qualcosa di memorabile è forte. Ma la probabilità di dire grandi sciocchezze dovrebbe frenare a nostra verve affabulatoria.

Recentemente una collega, appena arrivata per gestire il prodotto su un mercato estero, ha contestato una combinazione di colori, accampando una inidoneità culturale sul suo mercato. Peccato che quella non fosse “una” combinazione, ma “la” combinazione. Insomma come dire alla Ferrari di togliere il rosso dalla cartella colore.

La nuova arrivata ora non parte dal pian terreno, ma dalla cantina. Il Penthouse pare lontano.”

Cercate di sentirvi a casa

Se potete, personalizzate la vostra postazione con oggetti e foto che vi ricordano qualcosa di positivo, approfittate dei servizi che l’azienda mette a disposizione (mezz’ora in palestra vi riconcilierà con il mondo), individuate  il baretto che fa il miglior caffè e scambiate ogni mattina due parole con la barista, capite se tutte portano la schiscetta e adeguatevi: parlare con qualcuno a pranzo di argomenti diversi dal lavoro funziona meglio di un ansiolitico, oppure usate la pausa pranzo per andare dall’estetista, dal parrucchiere, a comprare il regalo per la festa di compleanno puddington2dell’amichetto di vostro figlio. Vi ritroverete con più tempo libero nel week end per rilassarvi e affrontare meglio un’altra settimana da newbie.

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Quelli di cui ci si può fidare

PB  Quest’anno durante il festival della letteratura di Mantova, pieni di aspettative, siamo andati a sentire un autore importante che avrebbe dovuto dibattere con Covacich, autore molto bravo ma molto meno famoso.

Tutto il pubblico era assiepato per l’autore importante (che avrebbe dovuto difendere il “romanzo”) e ben disposto a sentire il minore Covacich (difensore del minore “racconto”).

Era tutto perfetto, solo che l’autore importante, per problemi che non ricordo, non è arrivato.

Il pubblico era pagante. L’atmosfera di palpabile delusione.

Il povero Covacich sulla pedana. Eppure non ha annullato l’incontro. E’ stato spiritoso, ha cercato e ottenuto la simpatia del pubblico. Ha difeso il racconto , ma ha preso anche un po’ le parti del romanzo.

Ha lasciato la platea soddisfatta dell’evento. Ha tolto le castagne dal fuoco all’organizzazione. Ha mantenuto l’impegno con l’editore. Ha guadagnato la gratitudine del moderatore (moderatrice, decisamente vicina a una crisi di panico prima di capire che nessuno avrebbe lanciato ortaggi in scena)

Ho pensato: io uno così lo assumerei.

Non solo uno così bravo a scrivere.

  • Uno che quando serve c’è.
  • Uno che non si tira indietro se in prima linea non ce ne sono altri.
  • Uno che non ti pianta in asso.
  • Uno che capisce che cosa fare durante un’emergenza.
  • Uno che rischia per tenere fede a un impegno
  • Uno su cui contare

E lui ha certo rischiato di essere ridicolo (un Davide pieno di aforismi senza un Golia contro cui scagliarli), ma ha saputo correggere il registro, far immaginare il gigante attraverso la sua ombra, sostenere un dibattito senza avversario correggendo il canovaccio.

Per essere un buon manager e fare carriera, è necessario essere affidabili, ma anche intuitivi, intelligenti e generosi.

Covacich non ha difeso il suo intervento, lo ha modificato per salvare un evento di cui lui era solo la spalla e di cui è trovato a essere pietra d’angolo. Ne è uscito come un Davide vittorioso.

Il pubblico applaude

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Come gestire meglio il tempo e aumentare la produttività

PC La mia collega in Iulm Daniela Pellegrini, da qualche mese collaboratrice di trampolinodilancio, ha fatto, come tutti noi, una serie di buoni propositi al rientro dalle ferie, tra cui quello di trovare più tempo da dedicare a se stessa. Con approccio pragmatico ha prima individuato una tecnica di time management davvero originale ed è poi riuscita a intervistare chi l’ha ideata: Francesco Cirillo, un italiano trasferito a Berlino, che in un mondo di applicazioni e smartwatch crede che la soluzione più efficace sia puntare simbolicamente un timer da cucina e procedere per segmenti di 25 minuti.

Ecco la spiegazione della tecnica e dei vantaggi nell’intervista di Daniela Pellegrini

“COSA E’ LA POMODORO TECHNIQUE?

La Pomodoro Technique e’ una tecnica di time management.

Spesso si usa il termine time management in modo improprio: si confonde la causa con l’effetto. Aumentare la propria produttività vuol dire riuscire a fare una di queste due cose: aumentare la quantità prodotta in un definito periodo di tempo (per esempio, riuscire in un mese a preparare tre esami universitari invece di due), oppure impiegare meno tempo per ottenere una certa quantità di prodotto, (per esempio, riuscire a preparare due esami universitari in due settimane invece che in un mese). L’aumentato livello di produzione o il risparmio di tempo conseguito sono quindi “l’effetto”. Veniamo alle cause. Ci sono almeno tre fattori che determinano la nostra produttività e quindi possono consentirci di risparmiare tempo: come prendiamo le nostre decisioni, come organizziamo le informazioni e come organizziamo il tempo. L’errore comune e’ considerare tecniche di time management qualsiasi approccio capace di generare un risparmio di tempo. Le tecniche di time management sono invece quelle che intendono ottenere un miglioramento di produttività attraverso la definizione di una strategia o un modello per  organizzare il tempo.

COME FUNZIONA

Tutti noi sappiamo cosa vuol dire dipendere dal tempo. Correre e’ in genere l’effetto di questa dipendenza. Una corsa ansiosa “contro” il passare del tempo può far diventare impossibili da completare anche le attività più semplici.

E’ inutile e dannoso competere con il tempo: perderemo sempre. Invece di far questo, la Pomodoro Technique intende “invertire la dipendenza col tempo” e rendere cosi’ possibile fermarsi, ragionare, essere lucidi e focalizzati: avere il tempo come alleato. Come? Creiamo dei contenitori in cui mettere il tempo: il tempo dipende cosi’ da questi contenitori; noi non dipendiamo più dal tempo, ma da questi contenitori di tempo. Facciamo in modo che questi contenitori abbiamo la durata ideale per favorire la nostra concentrazione, consentirci di gestire le eventuali interruzioni che sentiamo dentro di noi o che provengono dall’ambiente in cui ci troviamo, e soprattutto farci respirare. Il Pomodoro e’ questo contenitore: 25 minuti senza interruzioni. Per misurare i 25 minuti usiamo un timer di quelli da cucina. Funziona cosi’: decidiamo cosa fare, carichiamo il timer sui 25 minuti e lavoriamo fino al Riiiing del timer, quindi facciamo una pausa di qualche minuto. Possiamo fare di più. Possiamo organizzare questi pomodori in modo sensato. Per esempio, ogni quattro pomodori facciamo una pausa piu lunga; oppure assegniamo le attivita’ piu’ creative ai pomodori di prima mattina; oppure decidiamo che l’ultimo Pomodoro di lavoro della nostra giornata lo dedichiamo a pulire e riorganizzare scrivania, appunti, laptop e penne per il giorno seguente. Attraverso l’osservazione dei nostri Pomodori impariamo a conoscerci e a metterci in relazione con il tempo in modo produttivo. Quando ci sentiamo poco motivati, sappiamo che “il prossimo Pomodoro andrà  meglio”.

COME PUO’ ESSERE UTILE NELLA GESTIONE DEL TEMPO DELLO STUDIO

Ci sono almeno tre benefici che si possono ottenere applicando la Pomodoro Technique allo studio:

Focalizzazione – Certo, riuscire a lavorare venticinque minuti senza interruzioni consente di aumentare la produttività, ma sono le pause al termine di ogni Pomodoro a favorire lucidità e concentrazione.

Organizzazione – Studiare comprende un numero di attività con caratteristiche molto diverse tra loro: cercare, leggere, sintetizzare, ripetere o scrivere. Ognuna di queste attività richiede non solo strumenti diversi, ma anche “il proprio tempo”. Quale Pomodoro della giornata dedicare a una di queste attivita’ e’ il risultato di una scelta consapevole: di una sensibilità sviluppata nei confronti del tempo. Personalmente trovo efficace: cercare, dopo pranzo; leggere e prendere appunti, nel pomeriggio; e ripetere o scrivere, la mattina del giorno dopo… E voi?

Realismo – Non vogliamo svegliarci a due settimane dagli esami e non avere una chiara idea di quanto abbiamo fatto e di quanto manca per passare a pieni voti l’esame. L’applicazione della Pomodoro Technique può aiutarci in due modi. Il processo di auto-osservazione che si rinnova a ogni Pomodoro, porta nel tempo a ridurre gli errori di stima: diciamo che ci metteremo un mese per prepararci e al termine del mese saremo pronti. Se inoltre impariamo ad assegnare a ogni Pomodoro un obiettivo di “valore” e non solo di “sforzo” – “saper rispondere alle domande alla fine del capitolo”, piuttosto che “leggere dieci pagine” – potremo non solo monitorare in modo accurato lo stato del nostro progetto di studio, ma anche motivarci e trovare nuova energia.

CHI SEI TU

Sono un ex studente, un esploratore e un imprenditore di una azienda che si occupa di trovare modi semplici di aumentare la produttività e di far crescere i nostri “prodotti” (idee, software, libri, etc.).

COME TI E’ VENUTA L’IDEA DI SVILUPPARLA

Quando studiavo all’università avevo grossi problemi a concentrarmi. Osservandomi sono arrivato a trovare una soluzione per il mio problema. Poi ho visto altre persone con il mio stesso problema e la tecnica ha funzionato anche per loro.”

 

Per maggiori informazioni potete visitare il sito pomodorotechnique.com e non perdetevi il nuovo libro che Cirillo sta finendo …. Waaaaaah! Decision Making Model (waaaaaah.com). Il tema che affronta è come prendere decisioni efficaci in contesti di incertezza. Direi che dovrebbe esserci utile!

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