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VERBA VOLANT

Giovanni Pico della Mirandola; portrait by an ...

Giovanni Pico della Mirandola; portrait by an unknown artist, in the Uffizi, Florence (Photo credit: Wikipedia)

PC Dopo anni di appunti forzati presi  sui banchi di scuola, sembra che i giovani maturino un rifiuto profondo per la necessità di segnare nero su bianco (a volte basterebbe anche nero su giallino post it) quanto gli si chiede di fare.

Con Marco Lombardi, con il quale insegno in Iulm, vediamo ogni 3 o 4 mesi i candidati interessati a svolgere una tesi con noi. Sono ragazzi che hanno eroicamente superato tutti i paletti messi sul loro cammino per selezionare solo i più convinti (la lettura di tutti i libri scritti da Lombardi, l’individuazione di un argomento interessante e innovativo ma al contempo sviluppabile, la dimostrazione di avere capacità di reperimento e analisi delle fonti). Questi tenaci finalisti espongono a Lombardi le loro idee, in parte già discusse con me:  lo scopo della riunione è avere la conferma che gli è stata assegnata la tesi. Ma ovviamente durante l’incontro Marco e io non ci limitiamo a dire: “Sì, mi sei piaciuto, per noi è sì”, come a un X Factor accademico, ma indichiamo tempistiche e testi da consultare, segnaliamo l’indirizzo mail del tutor che li seguirà, suggeriamo idee, spunti, collegamenti.

Il problema è che praticamente nessuno degli aspiranti tesisti si presenta  con un foglio e una penna (ma neppure con un tablet o un labtop). Quindi, sapendo che la probabilità che siano tutti dei Pico della Mirandola è limitata, finisco per prestare io una penna e fornire a tutti un foglio di carta.

In Young & Rubicam succedeva qualcosa di molto simile: soprattutto i più giovani entravano per espormi un problema senza niente su cui appuntare la risposta. Per questo avevo preparato sul tavolo riunioni una risma di fogli bianchi e un portapenne riempito di Bic a disposizione di tutti. In mancanza del già citato quaderno, mi guadagnavo almeno la sicurezza di non dover ripetere a breve quanto appena detto.

Il mio suggerimento è quindi di presentarvi sempre da una persona più senior di voi, che potrebbe avere qualcosa di utile da dirvi, almeno con foglio e penna. A livello inconscio gli trasmetterete la sensazione che siete interessati a quello che vi dirà – che in sé è già un ottimo risultato –  e in più non rischierete di fargli perdere tempo successivamente nel ripetervi quanto già detto.

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Scripta Manent II

Appunti su iPad

Appunti su iPad (Photo credit: viskas)

PC Come Patrizia ben sa (me ne ha regalati in questi anni più di uno!) anch’io giro con l’immancabile quadernino, sul quale appunto tutto quanto viene detto in riunione e voglio essere sicura di ricordarmi. In più di una occasione il quaderno mi ha aiutato a ricordarmi quanto era stato deciso negli incontri precedenti, in particolare per quanto riguarda i numeri, che so non essere il mio forte e che quindi scrivo sempre!

Di solito aggiungo delle frecce sul margine, che mi aiutano a evidenziare che cosa va fatto in seguito alla riunione. Come dico sempre ai miei studenti, dei buoni appunti sono il primo passo per preparare il meeting report, il documento che sintetizza tutto quanto deciso in riunione:  le frasi contrassegnate da una freccia diventeranno automaticamente i  next steps, le azioni che devono essere prese in seguito alla riunione.

Ovviamente se siete particolarmente tecnologici un tablet può benissimo sostituire il quaderno. L’unico rischio – se usate la tastiera e avete l’abitudine di scrivere tutto quanto viene detto – è quello di avere l’aspetto vagamente autistico delle stenografe in parlamento. In compenso gli appunti, con una veloce revisione, sono già pronti a trasformarsi nel report della riunione, senza necessità di trascrizione. In alternativa ci sono delle applicazioni che consentono di scrivere con il pennino come su un foglio.

Il vantaggio del tablet è che permette – volendo – di archiviare gli appunti per cliente, per data, per importanza, mentre il quaderno non fa che riportare giorno dopo giorno quanto vi è successo. E a volte vi ripropone giornate che vorreste cancellare dalla memoria, come l’annotazione di un’idea presa durante il brief di una gara, che poi non avete vinto.

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Scripta manent

PB Appena assunta in un grande teatro milanese (ero al mio primo impiego) il Direttore di sala mi disse che avrei dovuto guardarmi dai foglietti volanti.

Pensando che – comunista e magro – potesse avercela con il prodotto delle multinazionali – liberiste e grasse – archiviai il consiglio come una faziosa chiusura all’uso del post it.

La stagione andava alla grande, soprattutto per lo spettacolo del trio Marchesini- Lopez –Solenghi che faceva esaurito tutte le sere. Io avevo il compito di “promuovere il pubblico” cioè vendere, con diversi mesi di anticipo, lo spettacolo alle associazioni culturali, alle scuole, ai Cral aziendali.

Essendo ancora il digitale cosa per iniziati, le sorti del Teatro erano legate a una matita rosso/blu (forse ne esistono ancora alcuni esemplari al Museo della Scienza e della Tecnica) e a una Smemoranda (agenda cartacea di sinistra) sulla quale io segnavo le prenotazioni.

I miei interlocutori erano variegati: una signora minuta e operosa organizzava le serate per tutto il suo condominio: uno di quei casermoni di periferia dove, tra le brutture dei parcheggi bui, era nata la passione per il teatro , meraviglioso sogno raggiungibile con un biglietto della metropolitana. Oppure i Cral delle assicurazioni , assidui frequentatori del venerdì sera, forse perché, facendo mezza giornata, avevano il tempo di passare da casa e cambiarsi prima di uscire.

In una serata da tutto esaurito, piantina della sala barrata di rosso e blu come un campo di battaglia, rinvengo sul mio tavolo un foglietto con la prenotazione della Biblioteca di xxx, presa probabilmente al volo, diverse settimane prima, mentre non ero al mio tavolo.

54 persone (pulmann sold out) di cui il 70% sciure uscite dal parrucchiere, con la pelliccia di visone a canne, la spilla d’oro a fermare il foulard, dopo almeno un’ora di viaggio (e settimane di attesa) stavano per arrivare in Piazza San Babila e io non avevo i loro posti.

Impossibile rimandare: il teatro era prenotato fino alla fine delle rappresentazioni. Impossibile rimborsare: le signore erano in viaggio, avrei dovuto pagare loro almeno tre sedute dall’analista, oltre a biglietto, viaggio e manicure.

Le sistemai sugli strapuntini senza schienale del corridoio centrale della sala, occupai i posti dei pompieri e del medico. Sistemai nelle barcacce a fianco del palco le sedie del bar.

Mi prostrai ai loro piedi confessando il mio errore e facendo un mea culpa che neanche  al ritiro spirituale della Prima Comunione.

Alla fine me la cavai (le sciure perdonarono, il capo apprezzò contrizione e reperimento posti dal cilindro, il Trio fu molto divertente) , ma da quel giorno sulla mia scrivania campeggia un quaderno a copertina rigida,  fogli a righe, rilegati con cucitura. Nessun blocco, nessun quaderno ad anelli, nessun foglietto volante.

Il quaderno è di dimensione media, non troppo pesante, sta in borsa quando viaggio, ha un elastico di chiusura. Mi segue nei piccoli viaggi (dal mio ufficio alla Sala riunioni) e in quelli più lunghi (ha più volte sorvolato l’oceano, ha girato per tutta l’Europa, conosce treni, aerei, automobili).

Il quaderno non è organizzato per argomenti (i fogli non si staccano, e per la classificazione ad argomenti esistono file, cartelle, faldoni, raccoglitori) ma segue il calendario come un Diario. Arrivata in Riunione (o nel punto dove vale la pena di registrare qualcosa) segno la data, il luogo, i partecipanti. E poi prendo appunti su cosa viene detto. A distanza di mesi posso ricostruire la genesi di un progetto, le intenzioni del capo, le obiezioni della produzione (la produzione obietta per definizione).

So dalle pagine del mio quaderno quante corone danesi costa un boxer di Bjorn Borg a Copenhagen, quante cravatte tinto in filo ha in vetrina Ferragamo in via Montenapoleone, quanti faretti si sono fulminati nei camerini dell’outlet di Vicolungo. Il che mi servirà poi per fare un listino prezzi per il nord Europa, per diminuire le cravatte stampate in collezione e per prevedere una illuminazione a basso consumo per i negozi.

 Naturalmente “il “ mio quaderno sono ormai moltissimi quaderni in fila su uno scaffale. Sono pieni di idee, pensieri, parole, incontri della vita professionale (da lì sono esclusi gli amici, le vacanze, gli affetti, la famiglia, il teatro, la musica, la bici, le ricette della nonna). Ma si capisce che è tanta roba. La vita insomma. O quel pezzo che viviamo per cinque giorni alla settimana, dieci ore di luce ogni giorno, undici mesi all’anno. Vale la pena di prendere appunti.

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