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Come gestire gli imprevisti durante una riunione

PC Qualsiasi manager potrebbe raccontarvi decine di aneddoti su tutti gli imprevisti che possono succedere prima o durante una riunione: viene da chiedersi perché continuiamo a chiamarli imprevisti. E in effetti la vostra salute mentale e il successo della riunione dipenderà in gran parte dal fatto di prevedere gli imprevisti. Vediamo qualche suggerimento per diminuire il rischio (azzerarlo è impossibile) che qualcosa vada storto, in particolare quando la riunione è importante e coinvolge molte persone.

  1. Cercate di arrivare sempre con grande anticipo rispetto all’orario di inizio della riunione.96242

Se viaggiate in auto dovrete prevedere un incidente in tangenziale, se prendete il treno dovrete essere sicuri di riuscire a gestire eventuali scioperi o ritardi, se scegliete l’aereo dovrete essere in grado di arrivare puntuali malgrado eventuali cancellazioni del volo (in sostanza meglio partire la sera prima). Avendo scelto di vivere fuori Milano se ho una riunione importante in città al mattino, dormo sempre dai miei genitori “milanesi” e parto comunque con grandissimo anticipo, in modo da poter abbandonare l’auto con il motore fuso e prendere un taxi, se necessario (in realtà non mi è mai successo, per fortuna, fino ad ora…)

  1. Controllate di avere quello che vi servirà in riunione

Stilate la sera prima la lista di quello che dovrete avere in riunione, se possibile preparate già tutto in anticipo sulla scrivania e poi assicuratevi di portarlo con voi. Ho da poco rivisto un mio account che si ricordava di quando all’altezza di Lodi abbiamo realizzato che aveva lasciato in ufficio la borsa da layout con gli storyboard della nuova campagna Barilla che stavamo andando a presentare a Parma (siamo rimasti in buoni rapporti e lui appena ha potuto ha abbandonato i panni dell’account distratto per vestire quelli del creativo di successo). In questi casi non è importante stabilire di chi sia la responsabilità: meglio partire dal presupposto che tocchi a voi anche controllare che gli altri abbiano fatto la loro parte!

Per una risoluzione dell’imprevisto del punto 2 è quindi utile aver programmato il punto 1, in modo da avere il tempo di tornare indietro a prendere i layout, oppure avere messo in atto il punto 3 (vedi qui di seguito)

  1. Fate un back up di tutto

Mettete quello che dovete portare su molteplici e differenti supporti, che terrete in posti diversi: inutile avere la stessa presentazione in copia cartacea, su due chiavette usb e sul portatile, se poi mettete tutto nella borsa del portatile e la dimenticate all’autogrill (no, questo per fortuna non mi è successo!)

  1. Verificate di sapere utilizzare l’attrezzatura tecnica.

Se possibile fate un sopralluogo nella sala dove si terrà la riunione e provate ad usare pc, proiettore, accensione e spegnimento delle luci, telefono. Aprite le presentazioni e assicuratevi che funzionino, se dovete mostra un video provate sempre se parte (non date per scontato che il pc che userete abbia caricato il programma con cui l’avete salvato) e soprattutto se si sente l’audio. Se usate il vostro portatile assicuratevi di avere il cavo corretto per collegarvi al proiettore o alla televisione disponibile in sala. Questo soprattutto se usate un Mac!

Chiedete che sia con voi un tecnico che vi aiuti a familiarizzare con tutte le attrezzature.

Sappiate che questo non vi metterà comunque al riparo dall’imprevisto: recentemente sono arrivata un’ora e un quarto in anticipo su una riunione e ho verificato con il tecnico che funzionasse tutto, ma quando i partecipanti erano già arrivati tutti mi hanno comunicato che andava cambiata una chart, per cancellare un dato che solo in quel momento si era deciso di non condividere: peccato che il proiettore fosse già acceso e che quindi per fare la modifica avrei dovuto proiettare la chart incriminata su un’enorme schermo. Ça va sans dire che non avevo chiesto come spegnere e accendere il proiettore, pensando che fosse un’operazione che non avrei dovuto svolgere. Ovviamente avevo magnanimamente detto al tecnico di andarsene, visto che aveva promesso di essere facilmente raggiungibile al telefono. Ma naturalmente al telefono non ha risposto per alcuni minuti che mi sono sembrati i più lunghi della mia vita: con il senno di poi avrei dovuto avere con me anche il portatile, sul quale fare la modifica, ricaricare la presentazione su chiavetta e rimettere sul pc della sala. Tutto è finito bene, il tecnico è arrivato in tempo e nessuno si è accorto di nulla. Ma a quel punto gli ho chiesto di restare finché la riunione non è iniziata!

  1. Prevedete piccoli inconvenienti di percorso

Non mangiate gli spaghetti prima di una riunione importante: la macchia di sugo è praticamente assicurata e l’attenzione sarà su quella invece che su quanto che dite. Portate lo smalto per ritoccare l’unghia rovinata. Prevedete un paio di collant di riserva (ma non dimenticali in auto come ho fatto io prima della stessa riunione di cui ho parlato prima). E se come è successo a me nel collant nuovo di zecca parte una smagliatura ricordatevi che potete usare lo smalto previsto per l’imprevisto unghia rovinata per bloccarla.

  1. Siate pronti a fare il jolly

In generale siate pronti a svolgere tutti i compiti previsti in riunione. Nel solito meeting di cui parlavo, finita la parte preliminare di cui ero responsabile (mi ero ricordata il giusto ordine delle introduzioni, il video aveva funzionato con un audio né assordante né troppo basso, la presentazione – segretamente corretta -era già aperta alla prima pagina), proprio quando pensavo di rilassarmi, visto che lo speech lo faceva il mio capo, ho scoperto da un suo sguardo che avrei dovuto cambiare io con il telecomando le chart. Per fortuna, avendo preparato la presentazione insieme, sapevo quand’era il momento di passare alla chart successiva e avevo provato prima il funzionamento del telecomando remoto!

The Jolly Joker. Playing card on a white background

The Jolly Joker. Playing card on a white background

  1. Abbiate anche l’umore di un jolly

Mentre sperate che la smagliatura della calza resti bloccata dallo smalto in zone nascoste, scansate per un pelo la tazzina di caffè che stanno versandovi sulla camicia bianca,  modificate la presentazione all’ultimo minuto, scoprite che i meravigliosi layout stampati la sera prima sono rimasti in agenzia, sostituite il responsabile media che all’ultimo ha perso l’aereo spiegando voi dati di cui avete solo un’infarinatura e l’impianto tecnico fa, come sempre, le bizze, ricordatevi che quello che rimarrà impresso a tutti sarà non tanto l’imprevisto ma la vostra capacità di gestirlo con un sorriso, una battuta, una buona improvvisazione e soprattutto senza panico.

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Absolute beginners: come ridurre lo stress in un nuovo posto di lavoro

PC Se non siete tra i fortunati appartenenti alla categoria del posto fisso, specie in estinzione come conferma il successo dell’ultimo film di Checco Zalone, è probabile che vi siate recentemente ritrovati o vi troverete presto a dovervi inserire in un nuovo ambiente di lavoro.cover1300_imm

Le ricerche dimostrano che cambiare lavoro è una delle tre principali cause di stress, dopo lutto e trasloco. È quindi normale affrontare con una buona dose di ansia i primi giorni in un nuovo posto di lavoro: siete quelli che gli inglesi chiamano non tanto absolute beginners (il titolo è un mio piccolo tributo all’indimenticabile David Bowie) quanto newbies (persone inesperte di un certo contesto che mostrano l’intenzione a migliorarsi).

Ecco alcuni spunti per inserirvi in modo veloce e possibilmente indolore nel nuovo ambiente.

Imparate il gergo interno

Ogni azienda, proprio come le tribù giovanili, ha un suo linguaggio specifico, con acronimi da risolvere, parole usate al di fuori del contesto abituale, modi di dire “di moda”. Padroneggiarlo vi permetterà di capire cosa vi viene scritto o detto, ma anche di dimostrare appartenenza al gruppo. Per un approfondimento potete leggere anche Il gergo aziendale come segnale di appartenenza

FloresemNottingHill_Paddington22Indossate la divisa giusta

Per quanto ci siano regole generali su come vestirsi adeguatamente in ambito lavorativo, argomento che abbiamo trattato più di una volta (vedi Dress code: come vestirsi adeguatamente per lavoro dove gli altri si divertono e Come vestirsi d’estate per una riunione , A proposito di stile e di estate) esistono anche delle specifiche norme non scritte in ogni singola azienda che è meglio seguire soprattutto nei primi giorni.

Non fate l’errore di pensare ad esempio che in un ambito creativo ci possa permettere la massima informalità, questo può essere vero per quanto riguarda copy writer o art director, ma molto meno nel reparto account. L’ideale sarebbe tenere gli occhi ben aperti il giorno del colloquio per capire in anticipo (con una certa dose di ottimismo!) qual è lo stile aziendale e presentarvi fin dal primo giorno vestiti in modo da mimetizzarvi al meglio. Questo non significa che dobbiate rinunciare al vostro abituale modo di vestirvi, l’importante è che questo rientri in alcuni parametri. E in ogni caso è meglio aspettare qualche mese prima di andare contro corrente. Ricordatevi che dovete innanzitutto dimostrare volontà di appartenenza al gruppo, e l’aspetto esteriore è uno degli elementi che meglio lo identificano.

Fate domande

Non vergognatevi a chiedere le informazioni più banali (dov’è il bagno, dove si carica la chiavetta per il caffè, come si fanno le fotocopie, come si controllano sul telefono le chiamate perse) ma anche chiarimenti su quello che vi viene spiegato o richiesto. È normale che un nuovo arrivato non conosca molti aspetti dell’azienda e del lavoro e voglia impararli al più presto. Senza contare che ci sono poche cose più irritanti per un capo del sentirsi dire “sì” da una persona che non ha in realtà capito cosa deve fare: molto meglio dover ripetere, ma essere sicuri di ottenere il feedback desiderato.

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Nei primi giorni abbonderanno i momenti vuoti nei quali non saprete cosa fare. Benché tutti vi dicano che tra poco li rimpiangerete con tutto il cuore perché sarete sommersi di lavoro, chiedete ai vostri colleghi se c’è qualcosa che potete fare per aiutarli. Non è detto che possano effettivamente delegarvi qualcosa, ma almeno avrete dimostrato proattività e spirito d’iniziativa.

Sorridete

I lettori di questo blog sanno che per Patrizia e me il sorriso è una sorta di mantra (vedi Ho cercato per tutto il paradiso la quota dove sta il tuo sorriso , Dalla moto all’ufficio: due consigli per inserirsi in un nuovo ambiente lavorativo)

Ecco alcuni dei moltissimi motivi per cui sorridere è utile a voi, prima ancora che agli altri:

  • sorridere porta gli altri a sorridervi di rimando e questo renderà i primi giorni decisamente meno ansiogeni ( per la precisione il 50% di quelli a cui sorriderete sarà portato, per una serie di norme interiorizzate, a restituirvi il sorriso)
  • sorridere trasmette fiducia, serenità e persino credibilità
  • sorridere dimostra empatia, e l’empatia è una delle chiavi per farvi accettare dal gruppo.

Imparate i nomi

Ricordare il nome delle persone è un dono che io non ho mai posseduto. Se aggiungete che sono poco fisionomista potete capire le difficoltà che sto incontrando a inserirmi in un ambiente di lavoro estremamente variegato. Alcuni trucchi che utilizzo: mi faccio dei bigliettini con segnati i nomi delle persone con le quali interagisco suddivise per reparto, ubicazione nell’ufficio, ruolo; guardo il loro profilo su Linkedin prima di incontrarle in riunione, in modo da arrivare già preparata e dover fare solo un “ripasso”; mi disegno il tavolo di ogni riunione e poi appunto il nome di tutti i partecipanti unito a una breve descrizione esteriore (magrolina con gli occhiali, fusto con taglio a spazzola, baffi a manico). Cercate di conoscere meglio le nuove persone che incontrate, fate qualche domanda senza risultare invadenti e soprattutto ascoltate molto.

Non esprimete opinioni non richieste

Cito quanto scritto da Patrizia in uno dei suoi post che preferisco: “La prima settimana si parla solo se espressamente interrogati e si evitano soprattutto considerazioni sui massimi sistemi. La tentazione di dire qualcosa di memorabile è forte. Ma la probabilità di dire grandi sciocchezze dovrebbe frenare a nostra verve affabulatoria.

Recentemente una collega, appena arrivata per gestire il prodotto su un mercato estero, ha contestato una combinazione di colori, accampando una inidoneità culturale sul suo mercato. Peccato che quella non fosse “una” combinazione, ma “la” combinazione. Insomma come dire alla Ferrari di togliere il rosso dalla cartella colore.

La nuova arrivata ora non parte dal pian terreno, ma dalla cantina. Il Penthouse pare lontano.”

Cercate di sentirvi a casa

Se potete, personalizzate la vostra postazione con oggetti e foto che vi ricordano qualcosa di positivo, approfittate dei servizi che l’azienda mette a disposizione (mezz’ora in palestra vi riconcilierà con il mondo), individuate  il baretto che fa il miglior caffè e scambiate ogni mattina due parole con la barista, capite se tutte portano la schiscetta e adeguatevi: parlare con qualcuno a pranzo di argomenti diversi dal lavoro funziona meglio di un ansiolitico, oppure usate la pausa pranzo per andare dall’estetista, dal parrucchiere, a comprare il regalo per la festa di compleanno puddington2dell’amichetto di vostro figlio. Vi ritroverete con più tempo libero nel week end per rilassarvi e affrontare meglio un’altra settimana da newbie.

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Dress Code: come vestirsi adeguatamente (per lavoro) dove gli altri si divertono.

PB Recentemente sono stata quattro giorni in trasferta. Torneo di Tennis a Montecarlo. Se si fosse trattato di vacanze me la sarei cavata con un trolley tipo bagaglio a mano su Easy Jet. Invece ho iniziato con una valigia mastodontica dettata da inquietudine della stessa dimensione. E sono poi partita con una valigia accettabile (cioè trasportabile da me stessa medesima senza bisogno di mariti, valletti, portaborse).

Al rientro posso dire di non avere sbagliato quasi nulla. Quindi mi permetto di darvi indicazioni preziose su come fare la valigia “di lavoro” quando non si tratta di guadagnarsi lo stipendio in ufficio ma di essere impeccabili in luoghi che non sono palazzi di vetro, sale riunioni, uffici del personale. Insomma in tutte quelle occasioni in cui la mitica camicia bianca non è la panacea di tutti i mali e in cui il dress code  “informale” è in grado di metterci letteralmente in ginocchio e di farci rimpiangere la divisa.

Il rischio è infatti di vestirsi con la felpa (non si era detto “informale”?) come se dovessimo imbiancare la cucina (carriera stroncata sul nascere) o di indossare il gessato senza cravatta (al Country club è quasi meglio la felpa: la giacca grigia se la mette solo la hostess o quello che cambia la cartuccia alla stampante della biglietteria).

Dunque, ecco le situazioni che ho affrontato con sprezzo del pericolo e i relativi consigli per sopravvivere con sufficiente eleganza al rientro in città sperando in una conferma del vostro contratto di lavoro:

  •  Incontro con nuovi partner alla Vip Area del Tennis Club di Montecarlo. Cioè uno dei club più eleganti del pianeta, dove anche il Principe viene a vedere il tennis. Dress cod bianco, bianco, bianco. Se volete con un tocco di blu o di beige o di azzurro Oxford. Bene il gilet in tricot (tipo Giardino dei Finzi Contini, avete letto Bassani?) indossato sopra una polo a manica corta. Se siete donne anche un foulards rosso geranio (color combination tricolore francese) o un tocco di giallo, ma solo se siete miliardarie (con un abitino di Hermès bianco e giallo potete tutto) , altrimenti andiamo sul classico bianco/beige. Ai piedi scarpe comode per andare su e giù e chiare, che suggeriscano sport e passeggiate en plein air (ballerine, mocassini, sneakers vintage tipo Stan Smith).

 

  •  Riunione in barca al mattino. Quasi tutto quello che abbiamo detto per il tennis può essere riciclato (i colori e l’atmosfera non sono così diversi) anche allo Yatch club . Evitate bottoni d’oro tipo ammiraglio o maglioni a pelle tipo capitan Findus. Con qualche piccola avvertenza: in barca si sale a piedi nudi, ricordate quindi di fare pedicure perfetta e mettere lo smalto. Fa anche un po’ freschino, mettete sotto la maglietta della salute (la mamma che ve lo dice sempre ma questa volta ha ragione) e abbiate un piccolo pull di cachemire da tenere sulle spalle e infilare alla bisogna. Siccome le scarpe si mettono in un cesto evitate di portare quelle con il buco sotto la suola “tanto si sale a piedi nudi” a meno che non decidiate di fare tutto il dock scalzi.

 

  • Cena di gala. Elegante. Molto elegante. Ideale uno smoking nero da donna o un tubino nero, con un foulards, una stola per coprire le spalle. Scarpe con il tacco. Borsa piccola a mano. Dentro ci deve stare la chiave della stanza d’albergo, il telefonino (purtroppo non se ne può fare a meno se si va per lavoro), l’invito per la serata, una banconota da 5 euro per la mancia a chi vi apre la porta o vi parcheggia l’auto (ricordate di cambiare prima di uscire: il rischio è di fare una figuraccia cercando disperatamente un po’ di monetine nel portafoglio, o cacciare 20/50 euro per poi rimpiangerli tutta la sera: non vi verranno rimborsati in nota spese!), soldi sufficienti per pagare il taxi al rientro, qualche biglietto da visita, una biro. Droghe, rossetti, sigarette sono a vostra discrezione.

 

  • Cena d’affari. Eleganti ma non troppo. Come se si uscisse a cena a Milano. E’ stata l’unica serata normale, lì ce la saremmo cavata tutti. Ho messo una camicia di seta bianca!

 

Consigli generali:

– non esagerare (non dovete essere i più eleganti, ma non dovete farvi notare come i più fuori luogo: se non ci si accorge di come siete vestiti avete fatto centro)

– non lamentarvi (avete sbagliato e avete freddo? Farete più tardi una doccia bollente; avete saltato il buffet e avete fame? Vi rifarete a cena)

– il bianco e il beige sono perfetti per l’aria aperta e il giorno (vale anche per i pranzi in campagna). Vietato il nero (come ai matrimoni)

– il nero è perfetto per la sera e per i luoghi chiusi. Ma non è la sera del vostro addio al nubilato, né la festa di laurea. Ricordate sempre che si tratta di un incontro di lavoro. Meglio un bottone di troppo allacciato che uno di troppo slacciato.

– cosa non deve mancare per la sera: una camicia bianca, un tubino nero, una borsa a mano, una scarpa con il tacco.

– cosa non deve mancare per il giorno “informale”: un pantalone cinque tasche bianco, una polo di piquet, un tricot blu.

– prima di infilare tutto in valigia disponete sul letto i vari look dalla testa ai piedi e cercate di mettere insieme i capi con una palette colori e stili compatibili in modo che, in caso di freddo polare o caldo torrido, possiate usare le scarpe da pioggia su diverse combinazioni e viceversa. La stola da sera , annodata intorno al collo può diventare una sciarpa (io l’anno scorso a Wimbledon mi sono annodata al collo la camicia da notte lilla, ma qui vuol dire essere cintura nera di stylist & sopravvivenza). Evitate di avere una mise tirolese per la sera e una versione Brigitte Bardot per il giorno perché in caso di pioggia sarà difficile mettere le pedule con la camicia vichy azzurra.

Il vostro obiettivo non è essere originali, ma essere adeguati. Quindi meglio un po’ noiosetti nei colori ma in grado di trasportare da sole la vostra valigia. Senza lamentarvi. Se non trovate nessuno ad aiutarvi, avrete per lo meno conservato i 5 euro di mancia e avrete smarcato anche la trasferta “informal dress”.

Essere invitati al matrimonio del vostro capo che ha deciso di dire il fatidico “si” in montagna è argomento ancora più arduo. Per aiutare la nostra amica Patri C. ad essere bella come Anna Karenina senza fare un mutuo abbiamo dovuto scomodare la Simo che ha il guardaroba di una star. Ergo: oltre al buon gusto servirebbe avere una amica come la Simo.

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Come fare carriera sulle ali della propria reputazione

PB Nel lavoro il modo di lasciarsi è spesso la premessa di come riprendersi.

Date per assodate le capacità tecniche (non c’è bisogno di leggere un blog di cucina per capire che, se si ha l’ambizione di fare lo chef, bisogna imparare a cucinare) il nostro comportamento durante i momenti salienti del lavoro in azienda (la prima settimana, le riunioni di lancio, le presentazioni e – sì, proprio così – gli ultimi giorni prima di cambiare lavoro) sono davvero indelebili nella memoria di chi poi, per tutta la vita, girerà mondo e aziende con una certa opinione di noi. E quella opinione divulgherà in modo più o meno consapevole, contribuendo alla nostra “reputazione”.

Ecco qualche esempio (vero) di buoni – relativamente alla reputazione professionale – e cattivi comportamenti.

1)      darsi malati. C’è una categoria di persone che per evitare una situazione di difficoltà (come i ragazzi che bigiano l’interrogazione) o per sottolineare la propria insoddisfazione (come quelli che non si presentano a una festa perché non condividono la lista degli invitati), quando c’è  un momento importante (riunione, presentazione, inaugurazione, cena di Natale, corso di formazione, viaggio all’estero…) si danno malati. Lasciando dietro di sé il triplice amaro sapore della menzogna (normalmente tutti sanno che la malattia è una scusa), della permalosità (non è venuta perché aveva il posto standing in sfilata anziché la poltrona in prima fila), della inaffidabilità (non ci si può contare, all’ultimo può dare forfait).

Un mio ex collega è stato a casa tre mesi in malattia per contrasti con l’azienda. L’azienda normalmente non si accorge di niente (è una entità astratta priva di sentimenti) , ma i colleghi lo hanno stramaledetto ogniqualvolta hanno dovuto fare il suo lavoro o si sono trovati nei pasticci perché nessuno aveva fatto, appunto, il suo lavoro. La sua reputazione è per me di totale inaffidabilità, indipendentemente dal fatto che le sue rivendicazioni fossero giuste.

Si sta a casa malati solo se si è veramente malati. E il giorno in cui si conta su di voi, ci si trascina anche sui gomiti.

Ricordo di una mia tragica presentazione: nuova collezione e nuova campagna pubblicitaria.  Forza vendite da tutto il mondo. E abominevole dissenteria. Ricordo di avere ingurgitato una scatola di Dissenten, di avere coperto il tragitto in automobile da casa all’ufficio con una salvietta da mare appoggiata sul sedile (ad evitare drammatiche complicazioni sull’auto aziendale), di avere mappato tutti i bar con bagno da via Lorenteggio a via  Borgonuovo. Chiaro che finito il mio speach mi sono precipitata a letto, con boule dell’acqua calda e piumotto. Al rinfresco nessuno ha notato la mia assenza, ma la presentazione è andata e io ho guadagnato gratitudine eterna dal mio capo.

2)      parlare la prima settimana . La prima settimana si parla solo se espressamente interrogati e si evitano soprattutto considerazioni sui massimi sistemi. La tentazione di dire qualcosa di memorabile è forte. Ma la probabilità di dire grandi sciocchezze dovrebbe frenare a nostra verve affabulatoria.

Recentemente una collega, appena arrivata per gestire il prodotto su un mercato estero, ha contestato una combinazione di colori, accampando una inidoneità culturale sul suo mercato. Peccato che quella non fosse “una” combinazione, ma “la” combinazione. Insomma come dire alla Ferrari di togliere il rosso dalla cartella colore.

La nuova arrivata ora non parte dal pian terreno, ma dalla cantina. Il Penthouse pare lontano.

3)      Tacere l’ultima settimana. Bisogna comportarsi come quando si chiude casa al mare: come se dovessimo ritornare la prossima estate.

Tutto, per quanto possibile, deve essere in ordine, chiuso e il passaggio di consegne deve essere generoso.

Alla fine di un rapporto di lavoro siamo i più esperti della nostra materia. Una parola in più, una certa generosità nel passaggio delle informazioni, sarà molto apprezzata da chi ci sostituirà e da chi è stato il nostro capo fino ad ieri.

Io sto per essere “lasciata” da un collaboratore che stimo molto. Detto collaboratore sta gestendo le sue ultime settimane cercando di fare il meglio perché il team non sia in difficoltà per la sua dipartita, perché questa collezione sia trattata con le cure che si dedicano a un neonato, non con la superficialità di un oggetto di transizione. Questo atteggiamento generoso e responsabile perpetuerà l’affettuoso rimpianto di lui. E aumenterà la sua buona reputazione.

Ho conosciuto colleghi che hanno chiuso con l’azienda lasciando gli ultimi lavori sbrindellati, listini senza coerenza, contratti ammaccati, ore di chiacchiere alla macchinetta del caffè ricordando aneddoti più o meno divertenti delle loro gesta passate. E lasciandosi alle spalle una pessima reputazione.

L’ultima settimana si parla molto. Ma non di noi, del lavoro che lasciamo, a memoria del nostro operato e della nostra professionalità.

Ripercorrendo la mia carriera, mi rendo conto di avere beneficiato spesso della mia buona reputazione: almeno tre delle aziende per le quali ho lavorato mi hanno cercata perché qualche mio ex capo o ex collega ha parlato positivamente di me. Un ex dirigente degli orologi mi ha assunta per i reggiseni, una ex collega della moda mi ha raccomandata per Armani, un ex capo di Armani mi ha consigliata per il tennis. E altrettanto ho sempre fatto io con chi ha lavorato bene con me, con chi ha sorriso la prima settimana, ha parlato l’ultimo mese e si è ammalato solo quando girava una micidiale influenza.

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X Factor, il tormentone “willy” e l’importanza di sintonizzarsi sull’interlocutore

PC Come l’anno scorso non posso resistere a prendere come esempio X Factor, di cui sono grande fan, per commentare un principio estremamente importante in un contesto comunicativo: sintonizzarsi sull’interlocutore e usare di conseguenza il linguaggio più adatto.x factor 2013

Protagonista dell’aneddoto un trio al quale si perdona tutto perché le componenti dichiarano 16 anni, benché ne dimostrino 30 grazie al trucco (qualcuno mi deve spiegare perché alcune ragazzine si impegnano a coprire con strati di fondotinta una pelle per la quale qualunque donna dopo i 25 anni farebbe carte false).

Il trio si presenta all’audizione della nuova serie, che vede tra i giudici l’anglo-libanese Mika, portando un pezzo in inglese del quale non hanno mai evidentemente letto il testo: per loro sfortuna il risultato è particolarmente esilarante, dato che invece che “I really really really wanna”  pronunciano “I wanna willy willy willy”.

Mika le ferma divertito spiegando che stanno cantando il loro desiderio di avere un organo genitale maschile. Il pubblico in sala e sui social network apprezza moltissimo. È nato il primo tormentone di X Factor ed è stata confermata la buona regola che impone di regolare la propria modalità comunicativa in funzione di chi si ha davanti.

Un principio che vale per i giovani, ma spesso anche per i manager: ne parlavo recentemente con un collega, ricordando un capo che spiegava cosa fare a direttore generale e consulenti con lo stesso tono che usava per farsi obbedire da segretaria e stagisti. Il vero problema è quando lo faceva anche con i clienti!

A parte evitare questi errori grossolani, un consiglio utile è quello  di studiare sempre su Linkedin le persone che si dovranno incontrare in riunione, per capire il loro background e cercare di adattare di conseguenza la propria capacità comunicativa: a un ingegnere passato al marketing, ad esempio, sarà meglio spiegare procedure e risultati utilizzando argomentazioni logiche invece che metafore.

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CINQUE CONSIGLI DI ALDO GRASSO PER LA TV CHE VALGONO ANCHE PER LE PRESENTAZIONI

PC Sul Corriere di Venerdì Aldo Grasso dà dei consigli (non richiesti) ai grillini che dovranno andare in tv per cercare di rimediare ai risultati insoddisfacenti delle ultime amministrative. Mi sembrano cinque spunti molto utili anche per chi deve organizzare una presentazione efficace. listen

1. attirare l’attenzione degli spettatori con l’uso di immagini, creando quasi degli oggetti mentali. Evitare astrattezza, ragionamenti astrusi e paroloni;

2. evitare la gergalità: spesso si cerca di nascondere la paura di parlare in pubblico dietro alla sicurezza data dal riciclare frasi fatte e semplicismi;

3. evitare la monotonia. Aggiungere coloriture, esempi, usare il linguaggio del corpo, sottolineare con i gesti (pochi ma efficaci) quanto si sta dicendo;

4. concentrarsi su pochi concetti. La memoria del pubblico (come quella del vostro cliente o superiore al quale presentate un progetto) è limitata. Troppi concetti non fanno che confonderlo. Meglio ripetere, in modo sempre diverso e accattivante, i pochi concetti che si vuole trasferire;

5. avere qualcosa da dire. Troppo spesso si va da un cliente o un superiore senza una vera soluzione al problema che si doveva affrontare, e neppure la migliore esposizione può supplire alla mancanza di contenuti.

Infine Aldo Grasso aggiunge – ed è secondo me la regola più importante di tutte – che “non bisogna essere, o almeno non dimostrare di essere, indifferenti alle sollecitazioni degli interlocutori. Le contestazioni, le puntualizzazioni, le manifestazioni di diversità vanno accettate di buon grado.”

Come mi consigliava pochi giorni fa un amico: se sei preoccupato su come comportarti in una riunione con un nuovo possibile cliente perché vuoi dare un’ottima impressione, non pensare a cosa dovrai dire per apparire la persona ideale per quel progetto, ma concentrati sull’ascoltare cosa ha lui da dire a te.

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A proposito di stile e di estate

PB Avrei voluto fare un commento al post di Paola. Ma non resisto a prendermi un po’ più di spazio.
Il sig Armani ritiene che in estate non sia possibile muoversi senza un golfino di cachemire. Non occupa spazio (certe pashmine si tengono in un pugno), è confortevole e protegge da tutti i capricci della temperatura (aria condizionata, venticello in terrazza, brezza marina).

E anche quando gli inconvenienti del clima purtroppo trascendono party in barca e viaggi intercontinentali, ma si concentrano su trasbordi in metropolitana, riunioni con il cliente, convivenza con colleghi allergici alla doccia o che regolano l’aria condizionata a simulare il circolo polare artico, le regole di base non cambiano.

D’estate bisogna vestirsi a cipolla, essere (e sembrare) freschi e puliti.
Confermo che va bandita la tenuta da spiaggia con reggiseno a vista e pelle traslucida.
Il trucco va mantenuto leggero perché l’effetto Moira degli elefanti (o Cleopatra come era chiamata una celebre commessa della Rinascente, reparto lingerie) con matita che cola a mezzogiorno è inqualificabile.

Tutti quei magnifici tessuti stretch che ci fasciano come sirene durante l’inverno, vanno banditi d’estate: gli elastomeri sono pesanti e sintetici. Meglio i tessuti naturali. E se si amano le forme che seguono il corpo, senza strizzarlo in estate, scegliere capi in costina. A mio avviso la costina nel pullover da donna è confortevole come la maglia rasata ma ti rende molto più bella. Per i colori: preferire quelli chiari, luminosi, freschi.

Il nostro abbigliamento da lavoro deve ispirare ordine, stile, affidabilità.

Avete mai notato in riunione quelli che si vestono come le coriste del Festivalbar? Con tutto quel nero, quel lucido, quel tacco?

E sul lavoro certi eccessi di stravaganza vanno banditi: zeppe che paiono coturni, orecchini grandi come salvagente, corpetti da tigre del materasso saranno perfetti dopo le 21.

Perché bisogna ammetterlo: esistono brutti vestiti che non bisogna mettere MAI, ma esistono anche bei vestiti che non bisogna mettere nel posto sbagliato.

Il magnifico prendisole in ufficio diventa un orrore. E il tailleur pantalone in spiaggia lo mettono solo i camerieri.

Quindi d’estate in ufficio, se vedete allo specchio troppa pelle vuol dire che avete sbagliato: copritevi. La gambetta pelosa di quello dei sistemi informativi in bermuda tra PC e scrivania non si può guardare.

Per le donne occhio ai volumi: se siete senza maniche, no scollature, no minigonne.

Ma vi abbiamo mai parlato della efficacia di una certa camicia bianca? In voile, garza, popeline, piquet, jersey… ne esistono fantastiche versioni anche per l’estate!

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COME VESTIRSI D’ESTATE PER UNA RIUNIONE

PC La scorsa settimana ci ha regalato il primo giorno di caldo estivo e a Milano sono apparse le prime tenute da spiaggia (come ogni anno mi chiedo cosa faranno quelli che in Aprile mettono short e canottiera nella canicola di Luglio e Agosto).infradito in ufficio

Lo stesso giorno Bruno Ferrari, il guru fondatore dell’agenzia con la quale collaboro,  ci ha invitato a trasferirci  nel bellissimo giardino dell’agenzia per la prima riunione dell’anno en plein air. Guardando come stava bene senza cravatta, giacca o maglione e con la camicia slacciata, unica concessione che un uomo in un ambiente non formale può fare al caldo, mi è venuto da pensare che gli uomini tutto sommato rischiano meno di sbagliare rispetto alle donne, in fatto di abbigliamento estivo.

Ricordo infatti di aver avuto una discussione con la mia ex socia che sosteneva che in estate si può andare dal cliente con le infradito, purché eleganti (e ahimé lo faceva davvero). Io credo invece che il rispetto per i colleghi e in particolare per il cliente – se siete nella posizione di comunicatori con un committente – imponga certe regole di bon ton, ma soprattutto di buon senso.

Innanzitutto no alle trasparenze: vestitini, anche eleganti, che permettono una radiografia quando entrate in sala riunione mineranno la vostra credibilità. Infradito che sciabattono mentre accompagnate nei corridoi il cliente e striminzite canottiere senza una giacchina o un maglioncino distoglieranno l’attenzione da quanto volete dire (e in più è probabile che con l’aria condizionata vi prendiate anche un raffreddore).

Una ricerca di infojobs, la più importante società europea di recruiting online,  su cosa dà fastidio ai colleghi in ufficio mi  conforta  confermando che il 74% degli intervistati detesta le infradito, come anche bermuda, barba incolta e tatuaggi ostentati.

Ne esce un quadro piuttosto formale dove solo il 7% pensa che ognuno possa essere libero di indossare quello che preferisce, mentre l’87% ritiene che esistono regole di buon costume che vanno osservate sempre. A maggiore ragione se quel giorno dobbiamo partecipare a una riunione importante o se dobbiamo incontrare un cliente, visto che è un po’ come essere ospiti a casa d’altri e il galateo ricorda che la padrona di casa non deve mai essere la più elegante.

So che tanti nostri lettori sono inseriti nei reparti marketing e hanno a che fare con molte agenzie. Mi piacerebbe avere il loro parere, e scoprire se sono anni di “scuola Young & Rubicam” a rendermi troppo formale.

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Il bello delle chiacchiere

PB Chiacchiere (non quelle di Carnevale a minacciare la nostra dieta per tutta la settimana) ma quelle che si fanno attorno a un tavolo.

Sono stata, la settimana scorsa, un paio di giorni a Montecarlo. E ho goduto del piacere della buona conversazione. Non succede spesso e soprattutto non è comune per chi organizza cene di lavoro, riuscire a trasformare un incontro che parte da uno spunto professionale (quante volte ci capitano vernissage, lanci di prodotto, eventi in cui fingiamo di divertirci?) in un incontro davvero piacevole.

Si trattava del “Diner des partenairs” del Monte-Carlo Rolex Master, preparatorio al torneo che si terrà nel Principato di Monaco il prossimo mese di aprile .

I padroni di casa (cioè il direttore del Torneo e i suoi collaboratori) si sono presi cura degli ospiti. Ci conoscevano per nome, ci venivano incontro per salutarci, si preoccupavano di presentarci agli altri invitati. Come appunto, ospiti di una casa, di una famiglia.

Per me, relativamente nuova del mondo del tennis e non bazzicante Montecarlo per usuali diletti (ho piuttosto una storia di vacanze in moto in Sicilia, più che di chemin de fer al Casino del Principato) la gradevole sensazione di avere come anfitrione un padrone di casa e non una agenzia di PR.

La composizione dei tavoli credo sia stata fatta con cura, mescolando uomini e donne, matricole e veterani, Club e Aziende. Con il risultato di avere sorrisi e conversazioni vivaci in ognuno dei tavoli.

Di fronte a me l’incantevole Monsieur Truchi (direttore del Country Club), di fianco a me Monsieur Hoppenot, Vice President dell’ Hotel de Paris.

Con Mr Truchi ci siamo persi negli aneddoti del tennis, di quando ventenne giocava con Sergio Tacchini ad Ascoli Piceno e di quanto trovasse, anche recentemente, amabile Pierrette , la bella tennista diventata poi sua moglie.

Ma poi alla mia sinistra un fiume di parole e bollicine mi ha svelato i segreti delle cave dell’Hotel de Paris: due chilometri di cantine sotterranee piene dei vini più preziosi del pianeta. Bottiglie che non sono neanche nel menù (per evitare che grossolani milionari le bevano senza gustarle) e che costano 10.000 euro l’una.

Le mani tremanti dei giovani sommelier che, novizi primi della classe delle migliori scuole di hotellerie d’Europa, aprono bottiglie preziosissime con il cuore in gola. E che dopo qualche anno maneggiano tesori come se fossero lattine di gazzosa.

Bottiglie speciali che non si aprono e che si custodiscono per le generazioni future, altrimenti destinate a non poterle mai gustare.

Non finivo più di ascoltare e chiedere e sbirciare le foto sul blakberry.

La complicatissima formula per organizzare una cena di lavoro in cui nessuno guardi  l’orologio per scappare non appena le buone maniere lo consentano, è parsa quanto di più semplice e naturale potesse avvenire: grande esempio per chi si occupa di organizzare eventi di lavoro. Pensarli come fossero una cena a casa, in cui si invitano un paio di colleghi simpatici, gli amici del teatro e la ex compagna di scuola.

Certo una vista spettacolare sul mare, una cucina stellata e la brezza della Cote d’Azur aiutano. Ma nulla sono rispetto alle parole (cioè all’ avere qualcosa da raccontare e a raccontarlo bene) e alla passione che quando volano alto fanno sognare anche dalle cantine.

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Donne, multitasking e luoghi comuni

PB A metà agosto Paola ha scritto un post sul multitasking che mi ha dato il coraggio di ammettere pubblicamente: io non sono capace di fare bene tante cose in contemporanea.

Per anni ho letto che le donne sarebbero capaci di svolgere un numero elevato di attività in contemporanea con grande efficacia. Io no. Meno femminile delle femmine “normali”? L’incapacità di essere la   Dea Kalì  si univa ad altri indizi  inquietanti (le donne amano la casa? Io potrei vivere felice in un motel. Le donne hanno il senso della cura e dell’accudimento? Io sogno un valletto che si occupi di me full time). Forse il mio DNA è danneggiato.

Ora la scienza mi scagiona: il multitasking riduce la produttività.

E in effetti come al solito arriva lo studio che conferma quanto un po’ di buon senso aveva già indovinato: chi non sa che fare il bagnetto a un neonato e cuocere una bistecca in contemporanea aumenta i rischi che uno dei due elementi o anneghi o bruci?

Che se ci si infila la giacca mentre si lavano i denti, si arriva in riunione con un davantino di micropois bianchi imbarazzanti?

Che se scrivi una e mail sul black barry mentre fai la rampa dell’autostrada o ti schianti, o al meglio, infili così tanti errori che sembrerai un demente al tuo interlocutore?

Quindi, approfittiamo a piene mani dei vantaggi organizzativi che la rete ci dà nel reperire informazioni, tenere contatti, spedire messaggi,  ma prendiamo il tempo e soprattutto l’attenzione necessaria per fare una cosa per volta.

Se durante una riunione qualcuno dei miei collaboratori guarda la posta, o ha chiesto un permesso perché stiamo aspettando un messaggio urgente inerente all’argomento della riunione, oppure deve lasciare in tasca il BB: sono così rari i momenti in cui possiamo eviscerare tutti insieme un problema che è un peccato sprecarli facendo cose che possiamo fare dopo!

Le persone che lavorano con noi hanno diritto ad avere la totale attenzione per il periodo che abbiamo ritenuto opportuno dedicare loro: possiamo negoziare sulla durata, non sull’attenzione dedicata a una attività.

Vacanze di un mese o di una settimana? In ogni modo vacanze!

Al lavoro part time o con gli straordinari? Gli amici, i parenti, i compiti dei bambini aspetteranno la fine della giornata lavorativa!

Cena con le amiche di scuola? Non stiamo al telefono con il fidanzato!

Come è irritante sentire chi sotto l’ombrellone chiacchiera tutto il giorno di contratti e budget, così sono insopportabili i genitori che chiamano nonne e tate dall’ufficio ogni mezz’ora per sapere se il bimbo ha fatto la merenda.

Naturalmente ci sono delle eccezioni: Paola si è laureata lavorando (in agenzia)  e studiando (sulla metropolitana linea rossa). Non è forse mai scesa alla fermata sbagliata e ha passato persino l’esame di statistica. Ok, va bene. Posso però almeno dire che non c’entra con il fatto che è una femmina?

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