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5 aprile 2016
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Apertura mentale, Riunione, Soft Skills

Come gestire gli imprevisti durante una riunione

PC Qualsiasi manager potrebbe raccontarvi decine di aneddoti su tutti gli imprevisti che possono succedere prima o durante una riunione: viene da chiedersi perché continuiamo a chiamarli imprevisti. E in effetti la vostra salute mentale e il successo della riunione dipenderà in gran parte dal fatto di prevedere gli imprevisti. Vediamo qualche suggerimento per diminuire il rischio (azzerarlo è impossibile) che qualcosa vada storto, in particolare quando la riunione è importante e coinvolge molte persone.

  1. Cercate di arrivare sempre con grande anticipo rispetto all’orario di inizio della riunione.96242

Se viaggiate in auto dovrete prevedere un incidente in tangenziale, se prendete il treno dovrete essere sicuri di riuscire a gestire eventuali scioperi o ritardi, se scegliete l’aereo dovrete essere in grado di arrivare puntuali malgrado eventuali cancellazioni del volo (in sostanza meglio partire la sera prima). Avendo scelto di vivere fuori Milano se ho una riunione importante in città al mattino, dormo sempre dai miei genitori “milanesi” e parto comunque con grandissimo anticipo, in modo da poter abbandonare l’auto con il motore fuso e prendere un taxi, se necessario (in realtà non mi è mai successo, per fortuna, fino ad ora…)

  1. Controllate di avere quello che vi servirà in riunione

Stilate la sera prima la lista di quello che dovrete avere in riunione, se possibile preparate già tutto in anticipo sulla scrivania e poi assicuratevi di portarlo con voi. Ho da poco rivisto un mio account che si ricordava di quando all’altezza di Lodi abbiamo realizzato che aveva lasciato in ufficio la borsa da layout con gli storyboard della nuova campagna Barilla che stavamo andando a presentare a Parma (siamo rimasti in buoni rapporti e lui appena ha potuto ha abbandonato i panni dell’account distratto per vestire quelli del creativo di successo). In questi casi non è importante stabilire di chi sia la responsabilità: meglio partire dal presupposto che tocchi a voi anche controllare che gli altri abbiano fatto la loro parte!

Per una risoluzione dell’imprevisto del punto 2 è quindi utile aver programmato il punto 1, in modo da avere il tempo di tornare indietro a prendere i layout, oppure avere messo in atto il punto 3 (vedi qui di seguito)

  1. Fate un back up di tutto

Mettete quello che dovete portare su molteplici e differenti supporti, che terrete in posti diversi: inutile avere la stessa presentazione in copia cartacea, su due chiavette usb e sul portatile, se poi mettete tutto nella borsa del portatile e la dimenticate all’autogrill (no, questo per fortuna non mi è successo!)

  1. Verificate di sapere utilizzare l’attrezzatura tecnica.

Se possibile fate un sopralluogo nella sala dove si terrà la riunione e provate ad usare pc, proiettore, accensione e spegnimento delle luci, telefono. Aprite le presentazioni e assicuratevi che funzionino, se dovete mostra un video provate sempre se parte (non date per scontato che il pc che userete abbia caricato il programma con cui l’avete salvato) e soprattutto se si sente l’audio. Se usate il vostro portatile assicuratevi di avere il cavo corretto per collegarvi al proiettore o alla televisione disponibile in sala. Questo soprattutto se usate un Mac!

Chiedete che sia con voi un tecnico che vi aiuti a familiarizzare con tutte le attrezzature.

Sappiate che questo non vi metterà comunque al riparo dall’imprevisto: recentemente sono arrivata un’ora e un quarto in anticipo su una riunione e ho verificato con il tecnico che funzionasse tutto, ma quando i partecipanti erano già arrivati tutti mi hanno comunicato che andava cambiata una chart, per cancellare un dato che solo in quel momento si era deciso di non condividere: peccato che il proiettore fosse già acceso e che quindi per fare la modifica avrei dovuto proiettare la chart incriminata su un’enorme schermo. Ça va sans dire che non avevo chiesto come spegnere e accendere il proiettore, pensando che fosse un’operazione che non avrei dovuto svolgere. Ovviamente avevo magnanimamente detto al tecnico di andarsene, visto che aveva promesso di essere facilmente raggiungibile al telefono. Ma naturalmente al telefono non ha risposto per alcuni minuti che mi sono sembrati i più lunghi della mia vita: con il senno di poi avrei dovuto avere con me anche il portatile, sul quale fare la modifica, ricaricare la presentazione su chiavetta e rimettere sul pc della sala. Tutto è finito bene, il tecnico è arrivato in tempo e nessuno si è accorto di nulla. Ma a quel punto gli ho chiesto di restare finché la riunione non è iniziata!

  1. Prevedete piccoli inconvenienti di percorso

Non mangiate gli spaghetti prima di una riunione importante: la macchia di sugo è praticamente assicurata e l’attenzione sarà su quella invece che su quanto che dite. Portate lo smalto per ritoccare l’unghia rovinata. Prevedete un paio di collant di riserva (ma non dimenticali in auto come ho fatto io prima della stessa riunione di cui ho parlato prima). E se come è successo a me nel collant nuovo di zecca parte una smagliatura ricordatevi che potete usare lo smalto previsto per l’imprevisto unghia rovinata per bloccarla.

  1. Siate pronti a fare il jolly

In generale siate pronti a svolgere tutti i compiti previsti in riunione. Nel solito meeting di cui parlavo, finita la parte preliminare di cui ero responsabile (mi ero ricordata il giusto ordine delle introduzioni, il video aveva funzionato con un audio né assordante né troppo basso, la presentazione – segretamente corretta -era già aperta alla prima pagina), proprio quando pensavo di rilassarmi, visto che lo speech lo faceva il mio capo, ho scoperto da un suo sguardo che avrei dovuto cambiare io con il telecomando le chart. Per fortuna, avendo preparato la presentazione insieme, sapevo quand’era il momento di passare alla chart successiva e avevo provato prima il funzionamento del telecomando remoto!

The Jolly Joker. Playing card on a white background

The Jolly Joker. Playing card on a white background

  1. Abbiate anche l’umore di un jolly

Mentre sperate che la smagliatura della calza resti bloccata dallo smalto in zone nascoste, scansate per un pelo la tazzina di caffè che stanno versandovi sulla camicia bianca,  modificate la presentazione all’ultimo minuto, scoprite che i meravigliosi layout stampati la sera prima sono rimasti in agenzia, sostituite il responsabile media che all’ultimo ha perso l’aereo spiegando voi dati di cui avete solo un’infarinatura e l’impianto tecnico fa, come sempre, le bizze, ricordatevi che quello che rimarrà impresso a tutti sarà non tanto l’imprevisto ma la vostra capacità di gestirlo con un sorriso, una battuta, una buona improvvisazione e soprattutto senza panico.

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28 aprile 2014
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Come fare carriera

Come comportarsi in riunione se si vuole fare carriera

PC Ci sono poche occasioni utili come una riunione per farsi notare (nel bene o nel male!) in una grande azienda.

Foto National Geographic

Foto National Geographic

Se venite invitati a un meeting allargato al quale parteciperà non solo il vostro capo diretto, ma anche colleghi e responsabili di altre aree aziendali, consulenti e fornitori o addirittura il management aziendale, vi si presenta un’ottima opportunità per fare buona impressione.

Ho cercato di riassumere alcune regole che possono aiutarvi a lasciare un segno positivo. Il mio consiglio generale è di cercare comunque di ricavarvi un ruolo nella riunione. In questi anni mi è capitato spesso di partecipare da consulente a riunioni nelle quali il mio interlocutore (generalmente il direttore generale o marketing) invitava anche dei junior. Tutti quelli che già dalla prima riunione si sono resi utili allo svolgimento del meeting –  perché informati, attenti, coinvolti – hanno poi fatto una brillante carriera. Ricordatevi che così facendo otterrete nell’immediato un primo, banale, risultato: il fatto di essere ricordato e messo in copia nelle comunicazioni. L’informazione è infatti una condizione indispensabile se volete ritagliarvi un ruolo importante in un progetto.

Analogamente mi è successo di portare in riunione con me dei giovani assistenti e dal loro comportamento nei confronti di cliente, direttori creativi, responsabili di altri reparti si poteva già intuire quale sarebbe stato il loro percorso professionale.

Dato che non a tutti può venire spontaneo il giusto mix tra esibizionismo e capacità di farsi notare e io stessa sono una timida che nelle prime riunioni stentava a dire una parola, ho pensato di provare a indicare alcuni suggerimenti di quello che un junior dovrebbe fare per ottenere il massimo risultato dalla partecipazione a una riunione:

Innanzitutto ascoltate. Un ascolto attivo, che fa capire a chi sta parlando che seguite il suo discorso, perché annuite, interloquite e aggiungete un commento, se necessario. Lasciate il cellulare in tasca ed evitare messaggi e mail per tutto il tempo della riunione: concentratevi su quello che viene detto. Mantenete una postura attenta, cercate il contatto oculare con chi sta parlando, non chiacchierate con il vicino (ricordo due colleghe che ridacchiavano tra di loro durante dei meeting con il cliente – pensando di non essere notate – ed erano poi deluse di non essere tenute sufficientemente in considerazione).

Prendete appunti. È probabile che se il vostro capo vi ha portato con lui in riunione si aspetterà che poi siate in grado di fare un report o di indicare ai partecipanti quali sono i passi successivi da intraprendere. Se non avete preso buoni appunti e segnato diligentemente chi ha partecipato alla riunione, non sarete in grado di farlo autonomamente. Dopo di ché non stupitevi se la volta successiva non venite invitati.

Capite qual è il vostro ruolo e svolgetelo al meglio. Se avete dei dubbi non esitate a chiedere al vostro capo qual è lo scopo della riunione e in particolare cosa ci si aspetta da voi: può essere semplicemente che dobbiate portare tutta la documentazione relativa a un progetto o alzarvi per fare delle fotocopie, se necessario. Ho visto moltissime riunioni in cui il proprietario dell’azienda o il manager chiedeva, gentile, ai partecipanti se volevano un caffè e non si faceva problemi a servirlo, mentre il junior (generalmente un maschio, noi femmine siamo geneticamente programmate all’accoglienza) rimaneva muto in un angolo.

Adeguatevi allo stile aziendale. A Milano, nel mondo del marketing e della comunicazione, è per esempio prassi comune baciarsi all’inizio e alla fine della riunione con chi arriva da fuori (il direttore dello stabilimento di Bari, un fornitore di un’altra città, il consulente che viene solo una volta al mese, il licenziatario di Parigi…). Imparare usi e costumi aziendali vi farà sentire e apparire ben inseriti nel contesto aziendale.

Approfittate per farvi notare. Un commento intelligente, un contributo utile, l’aggiunta di un’informazione che gli altri non ricordavano sono tutti modi efficaci per farvi notare. Per fare tutto questo è indispensabile che arriviate molto preparati al meeting. Studiate prima qual è l’argomento che verrà trattato e appuntatevi alcuni dati che potrebbero esservi utili.

Se non avete niente di importante da aggiungere potete commentare positivamente (se possibile con un punto di vista personale e interessante) qualcosa detto da qualcun altro: avrete per lo meno ottenuto la sua riconoscenza e considerazione (tutti sono felici di sentire apprezzato quanto pensano). Oppure chiedete un chiarimento, ovviamente non banale. Mostrerete che state partecipando attivamente.

Cercate di lasciare una traccia intervenendo a fine riunione con una proposta utile: può essere la banale richiesta se dovete chiamare un taxi, o meglio ancora suggerire volontariamente che manderete una relazione della riunione o stilerete un timing.

Date seguito alla riunione. Usate Linkedin per aggiungere alla vostra rete chi ha partecipato alla riunione, inviandogli un messaggio personalizzato nel quale ricordate che vi siete appena conosciuti di persona. Oppure mandate una mail per chiedere se potete avere copia del materiale presentato in riunione o per inviare voi stessi del materiale che pensate potrà essere utile all’interlocutore.

In un prossimo post parleremo invece di tutti quei comportamenti che un junior deve evitare in riunione. Si raccolgono fino da ora suggerimenti utili dai nostri lettori manager.

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22 aprile 2013
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Come fare carriera, Personal branding, Riunione

COME VESTIRSI D’ESTATE PER UNA RIUNIONE

PC La scorsa settimana ci ha regalato il primo giorno di caldo estivo e a Milano sono apparse le prime tenute da spiaggia (come ogni anno mi chiedo cosa faranno quelli che in Aprile mettono short e canottiera nella canicola di Luglio e Agosto).infradito in ufficio

Lo stesso giorno Bruno Ferrari, il guru fondatore dell’agenzia con la quale collaboro,  ci ha invitato a trasferirci  nel bellissimo giardino dell’agenzia per la prima riunione dell’anno en plein air. Guardando come stava bene senza cravatta, giacca o maglione e con la camicia slacciata, unica concessione che un uomo in un ambiente non formale può fare al caldo, mi è venuto da pensare che gli uomini tutto sommato rischiano meno di sbagliare rispetto alle donne, in fatto di abbigliamento estivo.

Ricordo infatti di aver avuto una discussione con la mia ex socia che sosteneva che in estate si può andare dal cliente con le infradito, purché eleganti (e ahimé lo faceva davvero). Io credo invece che il rispetto per i colleghi e in particolare per il cliente – se siete nella posizione di comunicatori con un committente – imponga certe regole di bon ton, ma soprattutto di buon senso.

Innanzitutto no alle trasparenze: vestitini, anche eleganti, che permettono una radiografia quando entrate in sala riunione mineranno la vostra credibilità. Infradito che sciabattono mentre accompagnate nei corridoi il cliente e striminzite canottiere senza una giacchina o un maglioncino distoglieranno l’attenzione da quanto volete dire (e in più è probabile che con l’aria condizionata vi prendiate anche un raffreddore).

Una ricerca di infojobs, la più importante società europea di recruiting online,  su cosa dà fastidio ai colleghi in ufficio mi  conforta  confermando che il 74% degli intervistati detesta le infradito, come anche bermuda, barba incolta e tatuaggi ostentati.

Ne esce un quadro piuttosto formale dove solo il 7% pensa che ognuno possa essere libero di indossare quello che preferisce, mentre l’87% ritiene che esistono regole di buon costume che vanno osservate sempre. A maggiore ragione se quel giorno dobbiamo partecipare a una riunione importante o se dobbiamo incontrare un cliente, visto che è un po’ come essere ospiti a casa d’altri e il galateo ricorda che la padrona di casa non deve mai essere la più elegante.

So che tanti nostri lettori sono inseriti nei reparti marketing e hanno a che fare con molte agenzie. Mi piacerebbe avere il loro parere, e scoprire se sono anni di “scuola Young & Rubicam” a rendermi troppo formale.

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1 giugno 2012
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Apertura mentale, Come fare carriera, Organizzazione del lavoro, Riunione, Soft Skills, Uncategorized

In medio stat virtus

English: THE KREMLIN, MOSCOW. President Putin ...

English: THE KREMLIN, MOSCOW. President Putin being interviewed by the Italian newspaper Corriere della Sera. Русский: МОСКВА, КРЕМЛЬ. Интервью итальянской газете «Коррьере делла сера». (Photo credit: Wikipedia)

PB  Leggo sul Corriere della Sera del 18 maggio un articolo che riprende un pezzo di Sue Shellenbarger (editorialista del Wall Street Journal) sulle cinque tipologie di impiegati ammazza- riunioni: il Dominatore, il Complottista, il Divagatore, il Burlone, lo Scettico.

Articolo divertente e estremamente realista come ben sanno coloro a cui spesso è toccato partecipare a interminabili e inconcludenti riunioni di lavoro.

Nello stesso tempo però, come per i farmaci che sotto dosati sono inutili, sovra dosati avvelenano e nella giusta dose guariscono, anche queste tipologie umane infestanti hanno in nuce gli elementi che, nella giusta dose, fanno funzionare le riunioni e le aziende.

Il Dominatore, velenoso quando è prepotente e non lascia spazio alla espressione degli altri, è salubre quando tira le fila, ha la ledership e l’autorevolezza per trascinare la squadra. Non c’è nulla di peggio di riunioni che cominciamo quando si vuole, finiscono per stanchezza o perché è ora di pranzo, hanno un ordine del giorno disatteso e prendono direzioni variabili secondo il tempo o gli umori dei convitati.

Il Complottista, che a fine riunione vaticina la catastrofe alla macchinetta del caffè e lo Scettico che lancia dubbi epocali quando la soluzione pare ormai trovata, in piccole dosi sono quelli che mettono in luce i rischi e i punti di debolezza dei progetti, promuovendo lo sviluppo di piani di sostegno e messa in sicurezza nella previsione di possibili contrarietà (pioggia in caso di party all’aperto, brufolo sulla punta del naso la mattina del colloquio , sciopero dei mezzi pubblici il giorno degli esami)

Il Burlone e il Divagatore, non lasciati a ruota libera come se fossero sul palcoscenico di Zelig, possono allentare la tensione, cortocircuitare discussioni improduttive e consentire una visione periferica che può arricchire lo scenario con la percezione anche dei segnali deboli. Una battuta divertente è in grado di arrestare una sterile polemica da cui pare non si riesca a uscire. Un intervento che pare fuori tema può cambiare la prospettiva e far intravvedere un orizzonte migliore.

Io dovrei accompagnarmi con Scettico perché sono stucchevolmente ottimista (e anche piuttosto pigra), quindi non porto il cerotto in borsa anche se ho le scarpe nuove, non ho mai l’acqua in automobile perché tanto ci sono gli autogrill e non ho i contanti tanto c’è la carta di credito (una volta a Parigi ho perso il volo di rientro a Milano perché non avevo denaro per pagare il taxi, ero in ritardo perché non avevo previsto il traffico del venerdì sera in uscita dalla città, non avevo verificato che la macchina che avevo prenotato fosse dotata del POS: quanto ho desiderato in quel momento avere dentro di me almeno un piccolo pezzo di  Complottista!)

E voi siete in grado di dosare ciò che avete in abbondanza (per non essere indigesti) e di cercare nei colleghi e nei compagni di viaggio ciò che vi manca (per non essere insipidi)?

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