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PC Qualsiasi manager potrebbe raccontarvi decine di aneddoti su tutti gli imprevisti che possono succedere prima o durante una riunione: viene da chiedersi perché continuiamo a chiamarli imprevisti. E in effetti la vostra salute mentale e il successo della riunione dipenderà in gran parte dal fatto di prevedere gli imprevisti. Vediamo qualche suggerimento per diminuire il rischio (azzerarlo è impossibile) che qualcosa vada storto, in particolare quando la riunione è importante e coinvolge molte persone.

1. Cercate di arrivare sempre con grande anticipo rispetto all’orario di inizio della riunione.

Se viaggiate in auto dovrete prevedere un incidente in tangenziale, se prendete il treno dovrete essere sicuri di riuscire a gestire eventuali scioperi o ritardi, se scegliete l’aereo dovrete essere in grado di arrivare puntuali malgrado eventuali cancellazioni del volo (in sostanza meglio partire la sera prima). Avendo scelto di vivere fuori Milano se ho una riunione importante in città al mattino, dormo sempre dai miei genitori “milanesi” e parto comunque con grandissimo anticipo, in modo da poter abbandonare l’auto con il motore fuso e prendere un taxi, se necessario (in realtà non mi è mai successo, per fortuna, fino ad ora…)

2. Controllate di avere quello che vi servirà in riunione

Stilate la sera prima la lista di quello che dovrete avere in riunione, se possibile preparate già tutto in anticipo sulla scrivania e poi assicuratevi di portarlo con voi. Ho da poco rivisto un mio account che si ricordava di quando all’altezza di Lodi abbiamo realizzato che aveva lasciato in ufficio la borsa da layout con gli storyboard della nuova campagna Barilla che stavamo andando a presentare a Parma (siamo rimasti in buoni rapporti e lui appena ha potuto ha abbandonato i panni dell’account distratto per vestire quelli del creativo di successo). In questi casi non è importante stabilire di chi sia la responsabilità: meglio partire dal presupposto che tocchi a voi anche controllare che gli altri abbiano fatto la loro parte!

Per una risoluzione dell’imprevisto del punto 2 è quindi utile aver programmato il punto 1, in modo da avere il tempo di tornare indietro a prendere i layout, oppure avere messo in atto il punto 3 (vedi qui di seguito)

3. Fate un back up di tutto

Mettete quello che dovete portare su molteplici e differenti supporti, che terrete in posti diversi: inutile avere la stessa presentazione in copia cartacea, su due chiavette usb e sul portatile, se poi mettete tutto nella borsa del portatile e la dimenticate all’autogrill (no, questo per fortuna non mi è successo!)

4. Verificate di sapere utilizzare l’attrezzatura tecnica.

Se possibile fate un sopralluogo nella sala dove si terrà la riunione e provate ad usare pc, proiettore, accensione e spegnimento delle luci, telefono. Aprite le presentazioni e assicuratevi che funzionino, se dovete mostra un video provate sempre se parte (non date per scontato che il pc che userete abbia caricato il programma con cui l’avete salvato) e soprattutto se si sente l’audio. Se usate il vostro portatile assicuratevi di avere il cavo corretto per collegarvi al proiettore o alla televisione disponibile in sala. Questo soprattutto se usate un Mac!

Chiedete che sia con voi un tecnico che vi aiuti a familiarizzare con tutte le attrezzature.

Sappiate che questo non vi metterà comunque al riparo dall’imprevisto: recentemente sono arrivata un’ora e un quarto in anticipo su una riunione e ho verificato con il tecnico che funzionasse tutto, ma quando i partecipanti erano già arrivati tutti mi hanno comunicato che andava cambiata una chart, per cancellare un dato che solo in quel momento si era deciso di non condividere: peccato che il proiettore fosse già acceso e che quindi per fare la modifica avrei dovuto proiettare la chart incriminata su un’enorme schermo. Ça va sans dire che non avevo chiesto come spegnere e accendere il proiettore, pensando che fosse un’operazione che non avrei dovuto svolgere. Ovviamente avevo magnanimamente detto al tecnico di andarsene, visto che aveva promesso di essere facilmente raggiungibile al telefono. Ma naturalmente al telefono non ha risposto per alcuni minuti che mi sono sembrati i più lunghi della mia vita: con il senno di poi avrei dovuto avere con me anche il portatile, sul quale fare la modifica, ricaricare la presentazione su chiavetta e rimettere sul pc della sala. Tutto è finito bene, il tecnico è arrivato in tempo e nessuno si è accorto di nulla. Ma a quel punto gli ho chiesto di restare finché la riunione non è iniziata!

5. Prevedete piccoli inconvenienti di percorso

Non mangiate gli spaghetti prima di una riunione importante: la macchia di sugo è praticamente assicurata e l’attenzione sarà su quella invece che su quanto che dite. Portate lo smalto per ritoccare l’unghia rovinata. Prevedete un paio di collant di riserva (ma non dimenticali in auto come ho fatto io prima della stessa riunione di cui ho parlato prima). E se come è successo a me nel collant nuovo di zecca parte una smagliatura ricordatevi che potete usare lo smalto previsto per l’imprevisto unghia rovinata per bloccarla.

6. Siate pronti a fare il jolly

In generale siate pronti a svolgere tutti i compiti previsti in riunione. Nel solito meeting di cui parlavo, finita la parte preliminare di cui ero responsabile (mi ero ricordata il giusto ordine delle introduzioni, il video aveva funzionato con un audio né assordante né troppo basso, la presentazione – segretamente corretta -era già aperta alla prima pagina), proprio quando pensavo di rilassarmi, visto che lo speech lo faceva il mio capo, ho scoperto da un suo sguardo che avrei dovuto cambiare io con il telecomando le chart. Per fortuna, avendo preparato la presentazione insieme, sapevo quand’era il momento di passare alla chart successiva e avevo provato prima il funzionamento del telecomando remoto!

The Jolly Joker. Playing card on a white background

7. Abbiate anche l’umore di un jolly

Mentre sperate che la smagliatura della calza resti bloccata dallo smalto in zone nascoste, scansate per un pelo la tazzina di caffè che stanno versandovi sulla camicia bianca,  modificate la presentazione all’ultimo minuto, scoprite che i meravigliosi layout stampati la sera prima sono rimasti in agenzia, sostituite il responsabile media che all’ultimo ha perso l’aereo spiegando voi dati di cui avete solo un’infarinatura e l’impianto tecnico fa, come sempre, le bizze, ricordatevi che quello che rimarrà impresso a tutti sarà non tanto l’imprevisto ma la vostra capacità di gestirlo con un sorriso, una battuta, una buona improvvisazione e soprattutto senza panico.