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Come comportarsi in riunione se si vuole fare carriera

PC Ci sono poche occasioni utili come una riunione per farsi notare (nel bene o nel male!) in una grande azienda.

Foto National Geographic

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Se venite invitati a un meeting allargato al quale parteciperà non solo il vostro capo diretto, ma anche colleghi e responsabili di altre aree aziendali, consulenti e fornitori o addirittura il management aziendale, vi si presenta un’ottima opportunità per fare buona impressione.

Ho cercato di riassumere alcune regole che possono aiutarvi a lasciare un segno positivo. Il mio consiglio generale è di cercare comunque di ricavarvi un ruolo nella riunione. In questi anni mi è capitato spesso di partecipare da consulente a riunioni nelle quali il mio interlocutore (generalmente il direttore generale o marketing) invitava anche dei junior. Tutti quelli che già dalla prima riunione si sono resi utili allo svolgimento del meeting –  perché informati, attenti, coinvolti – hanno poi fatto una brillante carriera. Ricordatevi che così facendo otterrete nell’immediato un primo, banale, risultato: il fatto di essere ricordato e messo in copia nelle comunicazioni. L’informazione è infatti una condizione indispensabile se volete ritagliarvi un ruolo importante in un progetto.

Analogamente mi è successo di portare in riunione con me dei giovani assistenti e dal loro comportamento nei confronti di cliente, direttori creativi, responsabili di altri reparti si poteva già intuire quale sarebbe stato il loro percorso professionale.

Dato che non a tutti può venire spontaneo il giusto mix tra esibizionismo e capacità di farsi notare e io stessa sono una timida che nelle prime riunioni stentava a dire una parola, ho pensato di provare a indicare alcuni suggerimenti di quello che un junior dovrebbe fare per ottenere il massimo risultato dalla partecipazione a una riunione:

Innanzitutto ascoltate. Un ascolto attivo, che fa capire a chi sta parlando che seguite il suo discorso, perché annuite, interloquite e aggiungete un commento, se necessario. Lasciate il cellulare in tasca ed evitare messaggi e mail per tutto il tempo della riunione: concentratevi su quello che viene detto. Mantenete una postura attenta, cercate il contatto oculare con chi sta parlando, non chiacchierate con il vicino (ricordo due colleghe che ridacchiavano tra di loro durante dei meeting con il cliente – pensando di non essere notate – ed erano poi deluse di non essere tenute sufficientemente in considerazione).

Prendete appunti. È probabile che se il vostro capo vi ha portato con lui in riunione si aspetterà che poi siate in grado di fare un report o di indicare ai partecipanti quali sono i passi successivi da intraprendere. Se non avete preso buoni appunti e segnato diligentemente chi ha partecipato alla riunione, non sarete in grado di farlo autonomamente. Dopo di ché non stupitevi se la volta successiva non venite invitati.

Capite qual è il vostro ruolo e svolgetelo al meglio. Se avete dei dubbi non esitate a chiedere al vostro capo qual è lo scopo della riunione e in particolare cosa ci si aspetta da voi: può essere semplicemente che dobbiate portare tutta la documentazione relativa a un progetto o alzarvi per fare delle fotocopie, se necessario. Ho visto moltissime riunioni in cui il proprietario dell’azienda o il manager chiedeva, gentile, ai partecipanti se volevano un caffè e non si faceva problemi a servirlo, mentre il junior (generalmente un maschio, noi femmine siamo geneticamente programmate all’accoglienza) rimaneva muto in un angolo.

Adeguatevi allo stile aziendale. A Milano, nel mondo del marketing e della comunicazione, è per esempio prassi comune baciarsi all’inizio e alla fine della riunione con chi arriva da fuori (il direttore dello stabilimento di Bari, un fornitore di un’altra città, il consulente che viene solo una volta al mese, il licenziatario di Parigi…). Imparare usi e costumi aziendali vi farà sentire e apparire ben inseriti nel contesto aziendale.

Approfittate per farvi notare. Un commento intelligente, un contributo utile, l’aggiunta di un’informazione che gli altri non ricordavano sono tutti modi efficaci per farvi notare. Per fare tutto questo è indispensabile che arriviate molto preparati al meeting. Studiate prima qual è l’argomento che verrà trattato e appuntatevi alcuni dati che potrebbero esservi utili.

Se non avete niente di importante da aggiungere potete commentare positivamente (se possibile con un punto di vista personale e interessante) qualcosa detto da qualcun altro: avrete per lo meno ottenuto la sua riconoscenza e considerazione (tutti sono felici di sentire apprezzato quanto pensano). Oppure chiedete un chiarimento, ovviamente non banale. Mostrerete che state partecipando attivamente.

Cercate di lasciare una traccia intervenendo a fine riunione con una proposta utile: può essere la banale richiesta se dovete chiamare un taxi, o meglio ancora suggerire volontariamente che manderete una relazione della riunione o stilerete un timing.

Date seguito alla riunione. Usate Linkedin per aggiungere alla vostra rete chi ha partecipato alla riunione, inviandogli un messaggio personalizzato nel quale ricordate che vi siete appena conosciuti di persona. Oppure mandate una mail per chiedere se potete avere copia del materiale presentato in riunione o per inviare voi stessi del materiale che pensate potrà essere utile all’interlocutore.

In un prossimo post parleremo invece di tutti quei comportamenti che un junior deve evitare in riunione. Si raccolgono fino da ora suggerimenti utili dai nostri lettori manager.

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CINQUE CONSIGLI DI ALDO GRASSO PER LA TV CHE VALGONO ANCHE PER LE PRESENTAZIONI

PC Sul Corriere di Venerdì Aldo Grasso dà dei consigli (non richiesti) ai grillini che dovranno andare in tv per cercare di rimediare ai risultati insoddisfacenti delle ultime amministrative. Mi sembrano cinque spunti molto utili anche per chi deve organizzare una presentazione efficace. listen

1. attirare l’attenzione degli spettatori con l’uso di immagini, creando quasi degli oggetti mentali. Evitare astrattezza, ragionamenti astrusi e paroloni;

2. evitare la gergalità: spesso si cerca di nascondere la paura di parlare in pubblico dietro alla sicurezza data dal riciclare frasi fatte e semplicismi;

3. evitare la monotonia. Aggiungere coloriture, esempi, usare il linguaggio del corpo, sottolineare con i gesti (pochi ma efficaci) quanto si sta dicendo;

4. concentrarsi su pochi concetti. La memoria del pubblico (come quella del vostro cliente o superiore al quale presentate un progetto) è limitata. Troppi concetti non fanno che confonderlo. Meglio ripetere, in modo sempre diverso e accattivante, i pochi concetti che si vuole trasferire;

5. avere qualcosa da dire. Troppo spesso si va da un cliente o un superiore senza una vera soluzione al problema che si doveva affrontare, e neppure la migliore esposizione può supplire alla mancanza di contenuti.

Infine Aldo Grasso aggiunge – ed è secondo me la regola più importante di tutte – che “non bisogna essere, o almeno non dimostrare di essere, indifferenti alle sollecitazioni degli interlocutori. Le contestazioni, le puntualizzazioni, le manifestazioni di diversità vanno accettate di buon grado.”

Come mi consigliava pochi giorni fa un amico: se sei preoccupato su come comportarti in una riunione con un nuovo possibile cliente perché vuoi dare un’ottima impressione, non pensare a cosa dovrai dire per apparire la persona ideale per quel progetto, ma concentrati sull’ascoltare cosa ha lui da dire a te.

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