PC In questi mesi in molti sono approdati a trampolinodilancio cercando informazioni su come scrivere un meeting report. In realtà l’argomento era trattato in modo solo marginale in un post che sottolineava l’importanza di prendere buoni appunti durante le riunioni (Scripta manent II). Per supplire a questa mancanza e sperando di poter essere utile a qualche giovane talento che non osa chiedere al proprio capo, ecco le regole base per scrivere un meeting report che insegno ai miei studenti futuri account o product manager in Ied.
Innanzitutto non bisogna dimenticare che il meeting report è la registrazione delle decisioni prese durante la riunione e delle implicazioni che ne derivano, non l’elenco di tutto quello che si è detto in riunione, né tanto meno il luogo dove dare spazio alle critiche o ai rimpianti. Se l’account che lo redige pensa che sia stata scelta la proposta creativa meno forte non è questa la sede per segnalarlo: dovrà limitarsi a registrare il fatto che sono state presentate “x” proposte creative (sempre meglio dare a ognuna di esse un nome che poi sia facilmente riconducibile alla proposta, perché non è raro che ci siano dei ripensamenti) e quale è stata scelta.
Per quanto riguarda la struttura del meeting report, questo è l’elenco delle informazioni che non possono mancare, se vogliamo redigere un documento utile e completo:
In apertura:
- numero del meeting report (permetterà di recuperarlo e di far riferimento ad esso più facilmente)
- cliente
- marca (se il cliente possiede diversi brand)
- luogo dove si è svolta la riunione (se è avvenuta telefonicamente si scrive “telefonico”)
- data
- persone presenti (divise tra presenti per il cliente e presenti per l’ agenzia ). Personalmente preferisco elencarli in ordine alfabetico e non gerarchico
- soggetto del meeting (di cosa si è discusso, perché è avvenuta la riunione)
Nel testo
- cosa è stato presentato o discusso
- cosa è stato deciso
- quale azione ne consegue
- chi è responsabile di fare cosa
- entro quando andrà fatto
- quale spesa è stata autorizzata
In chiusura
- next step (la sintesi di quanto andrà fatto, entro quando e da chi)
L’unico trucco per redigere un buon meeting report è prendere buoni appunti durante la riunione, come anticipavo nel post precedente.
Il meeting report andrebbe scritto e inviato entro uno, massimo due giorni dalla riunione. Nella mail che lo vede come allegato è sempre opportuno chiedere se ci sono eventuali integrazioni. Se non si riceve feedback si può assumere che quanto registrato sul meeting report è approvato.
Infine una piccola raccomandazione: per quanto in Italia pochi lo facciano, l’accento va posto sulla “o” di report, non sulla “e”.
trampolinodilancio 
Visto che le riunioni sono spesso caotiche e si dice tutto e l’opposto di tutto, sarebbe buona regola che alla fine della riunione colui che deve redigere il MR sintetizzi le principali decisioni prese. Questo aiuta la chiarezza e contribuisce a evitare contestazioni successive.
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Certo Stefano, l’obiettivo è proprio questo. Con il dovuto garbo, sapendo che il cliente ha sempre ragione, se succede che una decisione presa in riunione venga poi rinnegata c’è almeno la possibilità di provare che in prima istanza le cose erano andate diversamente!
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Grazie per le indicazioni fornite (compreso l’accento sulla o di report!)….una domanda: nel MR è corretto inserire i nomi di coloro che hanno partecipato ad una discussione su un punto specifico? per esempio: “dopo ampia discussione, cui hanno partecipato tizio, caio e sempronio, si è deciso……….” a mio avviso non ha alcun senso, ci si trova di fronte ad un ibrido tra verbale (mal riuscito perché incompleto) e un MR con indicazioni inutili. Mi piacerebbe avere un Suo competente parere. Grazie
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Nel meeting report non andrebbero messi nomi perché si registrano le decisioni prese. Se all’interno del team del cliente c’erano opinioni diverse quello che conta è cosa è stato deciso, e quindi ai fini del report non è utile, oltre che stilisticamente discutibile, riportare come si è arrivati alla decisione. Questo è quello che mi hanno sempre insegnato e ha anche una sua logica, come tu stessa notavi. Grazie di leggerci e per favore segnalaci se ci sono argomenti sui quali ti farebbe piacere che scrivessimo.
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