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Le contraddizioni di Linkedin

PC Uno dei consigli che più condivido per usare correttamente Linkedin è di inserire sempre un commento quando si chiede a qualcuno di entrare nella propria rete. Linkedin prevede un messaggio standard, che è però molto sintetico e sempre uguale. linkedin-today

Dato che il presupposto di Linkedin è che ci si colleghi a persone che si conoscono già professionalmente, con le quali si tiene a creare e mantenere un legame, è quindi opportuno ricordare in poche parole com’è nato il contatto nel mondo reale. Personalmente chiedo di linkarsi a chi ho da poco conosciuto in una riunione, oppure lo faccio subito prima dell’incontro, facendo riferimento al fatto che da lì a poco seguirà una conoscenza personale. Mi capita di cercare persone che ho conosciuto anni fa, e in quel caso ricordo brevemente le circostanze nelle quali abbiamo lavorato insieme.

Gli esperti su Linkedin Today, il magazine di Linkedin che raccoglie molti consigli utili per l’uso di questo social network, suggeriscono infatti di aggiungere nel messaggio un riferimento particolare che renda personale e unico il messaggio: può essere un richiamo a un progetto che si sta avviando insieme, un commento su una passione comune (in Italia il lunedì mattina un commento calcistico tra appassionati potrebbe essere perfetto), un richiamo al fatto che è passato molto tempo dall’ultima volta che ci si è incontrati, e così via.

Il paradosso è che proprio Linkedin prevede invece un sistema con il quale vengono mandate una serie di invitation senza alcuna personalizzazione. E’ quello che mi è successo qualche giorno fa, quando, per approfondire la conoscenza del mezzo, ho dato il consenso a Linkedin di utilizzare la mia lista di contatti email, in modo da verificare se tra di essi c’era qualcuno non ancora linkato da aggiungere ai miei contatti. Nella serie di passaggi da compiere sono arrivata ad aver selezionato alcuni di questi, poi è bastato cliccare un tasto e sono partiti gli inviti a tutti quelli selezionati, senza che io potessi aggiungere un messaggio personalizzato. Non escludo che ci fosse la possibilità di farlo e che mi sia sfuggita, visto che era la prima (e sicuramente l’ultima) volta che provavo a farlo, ma sicuramente non era chiaramente specificata e non costituiva un blocco, prima di procedere con la spedizione degli inviti.

Approfitto quindi per scusarmi di questo involontario spamming con persone con le quali ho scambiato magari solo un paio di mail 4 o 5 anni fa e ringrazio tutti quelli che hanno comunque accettato, probabilmente pensando tra sé e sé che avevo una bella faccia tosta.

Vi consiglio, se decidete di allargare la vostra rete su Linkedin (il che andrebbe comunque fatto con costanza) di stare particolarmente attenti nell’usare questa funzione di Linkedin, oppure di riguardare la lista dei contatti email e andare a cercarli uno per uno sul social network, per poter aggiungere un messaggio personale e mirato.

 

 

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Come scrivere una email di lavoro efficace

sasha-yawnPC Ho appena letto un invito ai politici in campagna elettorale a non utilizzare frasi fatte, ma sforzarsi di essere precisi e originali in quello che propongono, senza ricorrere alla scorciatoia del luogo comune. Il rischio è di essere poco incisivi e annoiare chi legge o ascolta.
Lo stesso invito si può estendere a chi scrive di marketing e comunicazione, con la necessità – spesso – di condensare in una email una proposta importante, indirizzata al proprio capo o a un cliente. E sicuramente vale per chi, attraverso una lettera d’accompagnamento, cerca di ottenere un colloquio o anche una tesi di laurea.
Ho trovato azzeccato il recente intervento di Bryan Garner che titola “Non anestetizzate i vostri colleghi con una brutta scrittura” e invita a usare nella comunicazione scritta la stessa verve che si impiegherebbe in una presentazione orale. Non a caso, i migliori comunicatori evitano le frasi fatte e usano parole forti e semplici (“Ich bin ein Berliner”, io sono un Berlinese, esprime memorabilmente, in quattro parole, il sentimento di empatia che gli Stati Uniti volevano comunicare alla Germania divisa.)
Garner fornisce alcuni trucchi per mantenere viva l’attenzione del lettore, quando si scrive una email, un report o un qualsiasi documento. Trovo alcuni di questi pertinenti e adattabili anche alla nostra lingua.
Innanzitutto usate i pronomi vostro, voi o al limite nostro, in modo da trascinare in quanto scrivete chi vi sta leggendo. È un’accortezza che ho sempre utilizzato ed esprime, come minimo, coinvolgimento nei confronti del cliente al quale scrivete.
Evitate i passivi: invece che scrivere Il documento in allegato è stato preparato dall’agenzia/da Giovanni, meglio dire L’agenzia/Giovanni ha preparato il documento. Questo vi aiuta a evitare frasi involute e complicate (un mio ex capo sosteneva che non si dovesse mai usare neanche il gerundio, per costringerci ad utilizzare frasi assertive e dirette, come in inglese. Sinceramente trovo questa pretesa, se assoluta, un po’ estrema, e difficile da mettere in pratica).
Variate la lunghezza e la struttura delle frasi. Una regola aurea per chi scrive romanzi o body copy, che vale anche nella scrittura business, se non volete essere noiosi.
Evitate gli acronimi, soprattutto se non siete sicuri che verranno compresi dall’interlocutore (questo è particolarmente vero se siete un consulente o un fornitore, mentre un cliente può permettersi di usare il gergo del proprio mercato e pretendere che il consulente si attrezzi velocemente per comprenderlo!). Ricordate che chi vi legge ha poco tempo, sicuramente perderà interesse di fronte a una sigla che non conosce.
A questi suggerimenti aggiungerei che le regole su come scrivere in una pagina web possono essere ormai applicate anche alla scrittura di una mail: infatti, a causa del sovraccarico di informazioni, il lettore è ormai abituato a scansionare velocemente la pagina per coglierne velocemente il contenuto, anche, e forse soprattutto, se si tratta di una mail. Per questo trovo ancora valide le regole di Jakob Nielsen, riportate sul sempre interessante Nuovo e utile di Annamaria Testa. Nielsen infatti ci ricorda che difficilmente i lettori leggono parola per parola, piuttosto scansionano il contenuto estrandone singole parole o frasi.
Ecco quindi alcuni utili suggerimenti per aiutare lettura :
• usare liste di punti
• inserire una sola idea per ciascun paragrafo
• usare la piramide invertita: cominciare dalle conclusioni
• usare la metà delle parole che usereste scrivendo normalmente
Se scansionando velocemente il post siete arrivati a questa conclusione, e avete qualche suggerimento utile su cosa fare e non fare quando si scrive una mail, aggiungetelo!

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