Come scrivere una email di lavoro efficace

sasha-yawnPC Ho appena letto un invito ai politici in campagna elettorale a non utilizzare frasi fatte, ma sforzarsi di essere precisi e originali in quello che propongono, senza ricorrere alla scorciatoia del luogo comune. Il rischio è di essere poco incisivi e annoiare chi legge o ascolta.
Lo stesso invito si può estendere a chi scrive di marketing e comunicazione, con la necessità – spesso – di condensare in una email una proposta importante, indirizzata al proprio capo o a un cliente. E sicuramente vale per chi, attraverso una lettera d’accompagnamento, cerca di ottenere un colloquio o anche una tesi di laurea.
Ho trovato azzeccato il recente intervento di Bryan Garner che titola “Non anestetizzate i vostri colleghi con una brutta scrittura” e invita a usare nella comunicazione scritta la stessa verve che si impiegherebbe in una presentazione orale. Non a caso, i migliori comunicatori evitano le frasi fatte e usano parole forti e semplici (“Ich bin ein Berliner”, io sono un Berlinese, esprime memorabilmente, in quattro parole, il sentimento di empatia che gli Stati Uniti volevano comunicare alla Germania divisa.)
Garner fornisce alcuni trucchi per mantenere viva l’attenzione del lettore, quando si scrive una email, un report o un qualsiasi documento. Trovo alcuni di questi pertinenti e adattabili anche alla nostra lingua.
Innanzitutto usate i pronomi vostro, voi o al limite nostro, in modo da trascinare in quanto scrivete chi vi sta leggendo. È un’accortezza che ho sempre utilizzato ed esprime, come minimo, coinvolgimento nei confronti del cliente al quale scrivete.
Evitate i passivi: invece che scrivere Il documento in allegato è stato preparato dall’agenzia/da Giovanni, meglio dire L’agenzia/Giovanni ha preparato il documento. Questo vi aiuta a evitare frasi involute e complicate (un mio ex capo sosteneva che non si dovesse mai usare neanche il gerundio, per costringerci ad utilizzare frasi assertive e dirette, come in inglese. Sinceramente trovo questa pretesa, se assoluta, un po’ estrema, e difficile da mettere in pratica).
Variate la lunghezza e la struttura delle frasi. Una regola aurea per chi scrive romanzi o body copy, che vale anche nella scrittura business, se non volete essere noiosi.
Evitate gli acronimi, soprattutto se non siete sicuri che verranno compresi dall’interlocutore (questo è particolarmente vero se siete un consulente o un fornitore, mentre un cliente può permettersi di usare il gergo del proprio mercato e pretendere che il consulente si attrezzi velocemente per comprenderlo!). Ricordate che chi vi legge ha poco tempo, sicuramente perderà interesse di fronte a una sigla che non conosce.
A questi suggerimenti aggiungerei che le regole su come scrivere in una pagina web possono essere ormai applicate anche alla scrittura di una mail: infatti, a causa del sovraccarico di informazioni, il lettore è ormai abituato a scansionare velocemente la pagina per coglierne velocemente il contenuto, anche, e forse soprattutto, se si tratta di una mail. Per questo trovo ancora valide le regole di Jakob Nielsen, riportate sul sempre interessante Nuovo e utile di Annamaria Testa. Nielsen infatti ci ricorda che difficilmente i lettori leggono parola per parola, piuttosto scansionano il contenuto estrandone singole parole o frasi.
Ecco quindi alcuni utili suggerimenti per aiutare lettura :
• usare liste di punti
• inserire una sola idea per ciascun paragrafo
• usare la piramide invertita: cominciare dalle conclusioni
• usare la metà delle parole che usereste scrivendo normalmente
Se scansionando velocemente il post siete arrivati a questa conclusione, e avete qualche suggerimento utile su cosa fare e non fare quando si scrive una mail, aggiungetelo!

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One thought on “Come scrivere una email di lavoro efficace

  1. Giulia ha detto:

    Personalmente sono un’utilizzatrice inde(fessa) degli incisi.
    Classico malcostume italiano: una frase con frasi che contengono altre frasi. Per un inglese dev’essere peggio delle coniugazioni verbali…
    Ne faccio un tale uso che a volte mi perdo anch’io quando rileggo il periodo, pensate un pò chi riceve il messaggio.
    Eppure li trovo così consolatori, mi sento meglio risparmiando sulla punteggiatura e su un paio di “a capo”.
    SPQR (sono pazzi questi redattori)

    Mi piace

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