Come non iniziare una mail di lavoro

PC Ho ricevuto ieri una mail da una studentessa che inizia con Spettabile Paola Chiesa.mail_MUJIMA20100504_0046_40

Mi viene quindi il dubbio che, prima ancora di approfondire le tecniche più sofisticate per scrivere una lettera chiara e persuasiva, sia necessario dare qualche suggerimento ai nostri giovani lettori su come non sembrare degli alieni rispetto al mondo del lavoro (dove plausibilmente sperano di entrare) già nell’intestazione.

Non ho competenze tecniche sull’argomento ma vi dico quanto con buon senso e esperienza ho imparato in questi anni. Ecco alcuni modi per iniziare una mail:

  • Spettabile sicuramente si usa solo per società. A meno che la studentessa non abbia pensato che io fossi una spa con nome e cognome del proprietario, come la Sergio Tacchini o la Calvin Klein, va sicuramente escluso un inizio di questo genere. Il mio consiglio è di non usarlo mai, ma di individuare sempre all’interno di qualsiasi organizzazione nome e cognome di una persona alla quale inviare una mail più mirata.
  • Gentile o gentilissima è come si comincia una mail rivolta a una donna. In Italia siamo molto formali, quindi faccio generalmente precedere al cognome l’appellativo “dottoressa”, anche se non sono sicura che il mio interlocutore abbia effettivamente il titolo di laurea. Direi che se scrivete a un professore in Università potete presumerlo con un certo grado di sicurezza. È più elegante non abbreviare dott.ssa, e tanto meno gent.le . Quindi l’inizio di una mia mail potrà essere: Gentilissima dottoressa Cognome, o Gentile dottoressa Cognome. Mettere anche il nome è, a mio parere, ridondante.
  • Con gli uomini? Credo di non essere smentita se dico che nel marketing, anche scrivendo a persone che non si conoscono, egregio suona immotivatamente pomposo. Ho letto che gentile sarebbe solo per le donne, ma visto che sostengo che i valori femminili, come la gentilezza, sono utili anche ai manager uomini, io inizio anche le mail con riceventi maschi con questo aggettivo.
  • Buongiorno, buonasera: se avete avuto già una corrispondenza con una persona alla quale ancora non date del tu, al posto dell’intestazione formale preceduta da gentile, potete mettere Buongiorno dottor Tal dei Tali, o buonasera, a secondo dell’ora del giorno (credo che il galateo suggerisca il buonasera dopo le 16, chi mi conosce sa che a voce io saluto con buongiorno o buonasera con la più assoluta casualità rispetto all’effettiva ora del giorno. Per iscritto cerco di essere più attenta).
  • Ciao o caro/a. Quando entrate (o siete) in confidenza con una persona potete scegliere tra ciao o caro/a seguito ovviamente dal nome proprio. Di solito lascio che sia un cliente a cominciare con questo approccio più sciolto, e cerco per mimesi di utilizzarlo solo quando anche lui o lei lo fa.

Mi farebbe piacere sapere da colleghi manager aziendali se queste indicazioni valgono anche nelle loro strutture, per non scoprire di essere stata io l’aliena in tutti questi anni!

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5 thoughts on “Come non iniziare una mail di lavoro

  1. trampolinodilancio ha detto:

    PB Cara Paola, sono d’accordo con le tue osservazioni. Aggiungo che le nostre comunicazioni sono sempre un riflesso del nostro stile. Non abbreviare “dottoressa” in “dott.ssa” è un messaggio subliminale di attenzione: non voglio risparmiare tempo e energie per venire in contatto con te (si tratta di una e mail, ormai versione contemporanea della missiva recapitata a mano, e non di sms, telegrammi, twitter)
    Ho imparato dagli Uffici Stampa della moda la formula “spero che questa mia la trovi bene”, che è un esordio formale ma gentile, che mostra interesse per l’interlocutore e lo predispone all’ascolto.
    Ho imparato invece da mio padre che nelle relazioni professionali è opportuno essere prima educati. Poi, eventualmente, sinceri.

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  2. Giulia ha detto:

    ciao P&P, ho sempre avuto due dubbi amletici, che ho cercato di dirimere con scarsi risultati (3 interpellati, 3 risposte divergenti): 1) se dell’interlocutore si conosce il titolo esatto (es. Ingegnere, Architetto, ecc.) si deve mettere “Gentile Architetto TaldeiTali” oppure “Gentile Dottor TaldeiTali” – uomo o donna che sia ?
    2) All’interno della lettera di presentazione, se si scrive “alla cortese attenzione di ..” è corretto scrivere “Rossi Dott. Mario” (come mi insegnarono al corso di segreteria) oppure ” Dott. Mario Rossi” o ancora “Dott. Rossi Mario” ?
    Grazie a tutte e due (e anche al papà della PB che tanto mi ricorda il mio).
    Un bacio.

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  3. trampolinodilancio ha detto:

    PB Cara Giulia, per esperienza diretta (sono stata bacchettata in tempi non troppo remoti) i professionisti vogliono essere chiamati con il loro titolo (avvocati, ingegneri, professori, architetti). Chi avrebbe mai detto il Dottor Agnelli? era Avvocato per definizione. Anzi l’Avvocato.
    Per quanto riguarda il “Rossi Dott. Mario” del corso di segreteria, direi che suona terribilmente antico e ormai inutile con l’uso dei computer che hanno risolto con numerosi escamotage il problema della ricerca per ordine alfabetico.
    Per il resto: sempre nome prima del cognome. E non dimentichiamo che, al di là dei titoli di studio, è sempre molto elegante il Gentile Signore e la Gentile Signora (perché prima siamo Signore e poi eventualmente Dottoresse: firmarsi con il titolo di studio è la cosa più cafona che possa esistere)

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  4. Dega ha detto:

    Io voglio una lettera

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