PC Come promesso Daniela Pellegrini ci rivela quali sono le piccole astuzie che ha sviluppato negli anni per barcamenarsi tra clienti esigenti e creativi oberati da altri lavori.
Daniela Pellegrini: Lavoro da tanti anni in Agenzie di Comunicazione in qualità di Account ed ora vi svelo alcuni piccoli “trucchetti” del vivere quotidiano che nel corso della mia attività ho utilizzato per uscire viva dal marasma della gestione dei progetti in Agenzia.
Niente di pericoloso o illecito, ma una sorta di guida alla sopravvivenza.
- Scrivere tutto, sempre.
E’ importante per due motivi: il primo che lasciate uno “storico” di quello che si è detto, il secondo che se il Cliente vi dice “ma non lo sapevo, non avevo capito etc…,” avete comunque la prova scritta che avete ragione voi.
- Controllare tutto quello che viene inviato, sempre.
Ci possono essere momenti in cui siete oberati da cose da fare e la distrazione è sempre in agguato. Quindi: prima di inviare un allegato, controllatelo sempre. Fate che diventi una sana abitudine.
- Inviare i pdf o i documenti verso le 17.30…..
Questo è un piccolo trucchetto che vi aiuta a gestire una giornata già pesante di per sé quando non avete voglia di affrontare un nuovo tema. A quell’ora il Cliente in genere o sta concludendo una riunione o sta finendo un lavoro, quindi è facile che rimandi al giorno dopo (come è nelle vostre speranze, del resto!)
- Non tenere in ansia il Cliente, piuttosto telefonare per dire che il progetto non viene inviato.
Non c’è cosa che fa arrabbiare di più un Cliente che vedere che la email che avevate promesso alle 17.00 non sta arrivando. Aspettatevi una chiamata alle 17.10 e poi alle 17.20 poi alle 17.25 e così via. Quindi è meglio fare un sospirone ed informare, ma assolutamente prima delle 17, che purtroppo i creativi ci stanno ancora lavorando e che quindi scriverete possibilmente intorno alle 19.
- Per i tempi: all’interno date 1 giorno in meno, al Cliente un giorno in più.
I creativi tendono ad allungare…i Clienti tendono ad accorciare…quindi voi mettetevi in salvo prima.
- Archiviare tutto bene in ordine subito, sempre.
Non c’è cosa peggiore che avere la scrivania o le email non archiviate per Cliente/progetto/sotto-progetto. In ogni momento può capitare che chiunque, il vostro capo od il Cliente, vi chieda quella cosa là del 1927…. ma in tempo record.
- Tenere una “lista della spesa” dei singoli progetti.
Questo è utile per gestire un vostro progress “interno” e non perdervi anche i progetti più piccoli la cui richiesta salta fuori all’ultimo minuto e voi invece ve la siete persa.
- “Come abbiamo concordato…”/“restiamo in attesa di avere una conferma se è tutto ok…”
E’ facile che il Cliente non scriva, quindi: fatelo voi. Come abbiamo detto tenere traccia scritta è importante e quindi o finite i vostri report o le email con queste frasi. Fanno intendere che ne avete parlato e concordato e che siete in attesa di info o conferme da parte degli altri, mentre il vostro compito per il momento è concluso.
- “Forse non mi sono spiegata bene, ma…”
Della serie: il Cliente ha sempre ragione (anche quando ha torto), voi però non diteglielo ma fate finta di essere voi in difetto. In questo modo potete rispiegare quello che lui non ha capito (anche la ventesima volta, se necessario).
- “ Stiamo realizzando un bellissimo progetto che però richiede più tempo ma ne vale la pena…non vorrei fermare i creativi…, vediamoci fra 2/3 giorni anziché domani…”
Può succedere che il progress dei lavori venga stravolto per una urgenza di un altro Cliente e quindi slittino tutti i tempi. Che fare? Niente panico, non ditelo al Cliente, ma date importanza al progetto che dovete presentare e prendete tempo. Lo so è una scusa (questa piccola bugia in questo caso è da considerare veniale), ma vi salva agli occhi del Cliente.
Compito della settimana per chi vuole andare a fare l’Account: scegliete tre punti, fra quelli sopra, e scrivete su carta una sorta di situation comedy del punto che avete individuato.
Esempio: avete scelto la situazione “Stiamo realizzando un bellissimo progetto….” Scrivete il dialogo comprese le obiezioni dell’ipotetico Cliente e le vostre risposte.
P.S. per chi è Cliente: se avete letto questo post, beh! fate finta di non avere visto niente! 😉
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