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Un esempio di come non scrivere una lettera d’accompagnamento

PC Le mamme manager che abbiamo ascoltato sono davvero indispensabili per i loro bambini, ancora  molto piccoli, e per questo devono wrapdestreggiarsi tra mille incombenze come una dea Kali. Ma anche quando il figlio diventa grande una mamma oltre che lavoratrice è quasi sempre anche cambusiere, maggiordomo, istitutore. Tra questi compiti, l’ultimo è quello che preferisco perché, avendo smesso di essere utile  nelle materie scientifiche a cavallo tra le elementari e le medie, vengo coinvolta solo in interessanti ripassi di materie umanistiche. In questo contesto ho recentemente riscoperto il valore pedagogico che i filosofi greci attribuiscono all’esempio.

Per chiarire meglio un tema che rimane tra i più visualizzati di questo blog userò quindi una vera lettera che ho recentemente ricevuto in modo da evidenziarne i più palesi errori e sperare che chi ci legge li eviti. Spero che l’autore non sia un nostro lettore (altrimenti mi farei delle domande sull’utilità di questo blog), ma se lo diventasse mi perdonerà se mi permetto di riportare con fedeltà (ma escludendo ovviamente la firma) la sua lettera.

Due parole sul contesto: la lettera arriva via mail in accompagnamento al curriculum al mio indirizzo mail di Media Arts, la società leader nei concorsi ludico-didattici nelle scuole con la quale collaboro. Eccola:

Gentilissimi,

inoltro il mio cv per evntuale collaborazione.

Da quattro anni lavoro presso un’agenzia di comunicazion e pr occupandomi di attività quali: creazione mailing list, contatti con i giornalisti  eblogger, re-call e follow-up, organzzazione eventi (press day, press tours, ecc), stesura comunicati stampa, coordinamento social media, coordinamento product placement, ecc.

Nel caso il mio profilo potesse interessare sarei lieto di presentare personalmente la mia candidatura.

Ringraziando per l’attenzione invio cordiali saluti.

Ecco le varie motivazioni per cui non ho mai chiamato e incontrato personalmente questo candidato:

Gentilissimi

  • dal momento in cui la lettera è indirizzata a me, sarebbe stato decisamente meglio aprire con Gentile dottoressa Chiesa, più immediato e diretto

inoltro il mio cv per evntuale collaborazione.

  • Scrivere in modo conciso non vuol dire adottare uno stile telegrafico.
  • Gli errori di typing sono imperdonabili, ancora di più in una lettera che è evidentemente standardizzata.
  • Manca totalmente un’apertura sul motivo per cui il candidato è interessato alla nostra società. Dal sito è immediatamente comprensibile il tipo di servizio che offriamo, sarebbe stato opportuno dar prova di conoscere e manifestare interesse per le attività svolte. Ricordatevi che la prima frase (ne abbiamo parlato in un altro post) va dedicata all’azienda alla quale scrivete e personalizzata di conseguenza.

Da quattro anni lavoro presso un’agenzia di comunicazion e pr

  • sorge il dubbio che la tastiera del pc abbia il tasto della “e” difettoso

occupandomi di attività quali:

  • meglio evitare i gerundi che rendono meno incisiva la frase, che prende un ritmo più assertivo se scrivete dove mi occupo, e mi occupo, eccetera

creazione mailing list, contatti con i giornalisti  eblogger

  • se non si tratta di un acronimo che non conosco penso manchi uno spazio tra la “e” e la parola “blogger”

re-call e follow-up, organzzazione eventi (press day, press tours, ecc), stesura comunicati stampa, coordinamento social media, coordinamento product placement, ecc.

  • La tastiera ha problemi anche con la “i” e chi ha scritto non ha riletto neppure una volta. Essendo una persona che si occupa di contatto con i giornalisti e stesura comunicati stampa, e non di uno scienziato poco avvezzo alla scrittura, questa sciatteria diventa piuttosto inquietante

Nel caso il mio profilo potesse interessare sarei lieto di presentare personalmente la mia candidatura.

  • Non è emerso nessun elemento dalla mail che possa incuriosire, colpire, attrarre. Immaginatevi un prodotto che si presenti con la stessa verve: lo comprereste?

Apro il cv allegato solo perché sto scrivendo questo post e scopro che il candidato ha frequentato lo Iulm: con una breve scorsa al mio profilo Linkedin avrebbe scoperto che ci insegno e avrebbe potuto farne menzione, accendendo per lo meno la mia curiosità. Vedo anche che ha un interessante percorso di studi e di stage, e che è bilingue. Insomma un “prodotto” sorprendentemente interessante presentato nel peggiore dei modi.

Questa mail è un esempio del fatto che l’abito fa il monaco: la lettera d’accompagnamento è un involucro che permette al vostro cv di arrivare nelle mani di chi vi deve giudicare:  può essere uno stupendo incarto piegato con cura giapponese o un foglio di carta da regalo evidentemente riciclato. A voi la scelta.

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Come scrivere una lettera d’accompagnamento al CV

PC I selezionatori del personale riceveranno, insieme alla vostra, centinaia di altre candidature: come assicurarvi che la vostra lettera d’accompagnamento venga notata? Mashable ha chiesto a tre esperti di indicare quali sono i trucchi che catturano l’attenzione e quali sono le parole chiave da mettere in qualsiasi lettera d’accompagnamento che accompagni il vostro CV.

Vediamo i loro suggerimenti:

  1. focalizzatevi sulle prime frasi

Ormai la quantità di mail che un manager o un selezionatore è tale che inevitabilmente surferà velocemente le prime frasi per decidere in pochi secondi se continuare a leggere o cestinare direttamente, spiega Nicole Williams consulente di Linkedin.

Per questo le prime tre frasi devono essere dirette ed efficaci e spiegare in modo originale e impattante sia perché si fa domanda di lavoro proprio in quell’azienda sia quali sono le proprie caratteristiche vincenti.

  1. scegliete con cura gli aggettivi che vi descrivono

Per descrivervi evitate le banalità come “sono organizzato” o “sono una persona responsabile” che l’azienda dà per scontate. Cercate di essere creativi e di riformulare il concetto in modo più originale. La Williams racconta di aver recentemente assunto una persona che ha dichiarato di avere “un’enorme capacità di gestire grossi carichi di lavoro”, mentre il solito “sono un gran lavoratore” sarebbe passato inosservato.

Per descrivere l’azienda per la quale state facendo domanda o la persona che state contattando spiegate che ammirate e siete ispirati da questa marca o persona. Mentre quando descrivete voi stessi queste parole vi faranno notare: entusiasta, appassionato, integrità.

  1. sottolineate le vostre soft skills

Javid Muhammedali, vice president alla Monster, giustamente sottolinea che le parole chiave dipendono dal tipo di lavoro per il quale si fa richiesta, ma in generale una lettera d’accompagnamento dovrebbe connotare alcune capacità fondamentali che funzionano per tutti i curricula con da 0 a 4 anni di esperienza. Vi ho selezionate le skills più indicate nel settore del marketing e della comunicazione:

  • Multitasking
  • Facilità di comunicazione
  • Problem solving
  1. Riprendete le esatte parole della job description

Come raccomanda Vicki Salemi, autore di libri su questo argomento, se state facendo domanda on line in risposta a una specifica ricerca dovete assicurarvi di passare almeno la prima selezione automatica che farà il sistema.

Per questo è fondamentale riflettere nella lettera di presentazione esattamente la job description, spiegando perché si è adatti a quella posizione utilizzando le stesse parole presenti nella richiesta.

  1. usate verbi attivi

Ci sono alcuni verbi, aggiunge Salemi, che colpiscono il selezionatore, ve li lascio in inglese e provo una traduzione

  • Launched – lanciato
  • Led, Managed – condotto, gestito
  • Analyzed- analizzato
  • Achieved – raggiunto
  • Budgeted- gestito il budget
  • Forecasted- previsto
  • Ignited- dato impulso
  • Negotiated- negoziato
  • Reorganized- riorganizzato
  • Identified- identificato
  • Generated- generato

Su come NON scrivere una lettera d’accompagnamento abbiamo già scritto, speriamo che rileggendo quel post e aggiungendo  questi nuovi suggerimenti riusciate a confezionare una lettera che vi faccia trovare anche nell’enorme pagliaio dell’attuale mondo del lavoro.

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5 ERRORI NELLO SCRIVERE LA LETTERA DI PRESENTAZIONE

PC Patrizia e io commentavamo che riceviamo abbastanza spesso dei curricula ben scritti, completi, dettagliati, ma raramente la mail o lettera di accompagnamento è altrettanto curata, e soprattutto non esprime quasi mai un reale interesse nell’azienda.

Sebbene sia comprensibile che chi sta mandando più di 1000 c.v. tenda a standardizzare, questo approccio rimane profondamente sbagliato e la mancanza di personalizzazione è particolarmente grave in un contesto dove persino l’Esselunga mi scrive usando il mio nome. In un articolo di Laura Smith-Proulx, su careerrocketeer.com, ho trovato un interessante riepilogo degli errori che spesso si compiono scrivendo la lettera d’accompagnamento e ho provato ad adattarla al contesto del marketing e della comunicazione.

1. La prima frase manca di mordente

Cercate di inserire già nella prima frase un gancio capace di catturare l’attenzione di chi vi legge, o perché sottolinea in modo impattante la vostra esperienza o perché fa capire che avete fatto una ricerca approfondita sull’azienda per la quale vi candidate. Ricordate il ragazzo di cui parla nella sua intervista Camillo Mazzola, direttore marketing di Lego? L’aver fatto delle esperienze estive a contatto con bambini e ragazzi aveva sicuramente costituito un punto di differenziazione rilevante in quel contesto.

2. Avete fatto un semplice elenco delle vostre competenze

Invece è fondamentale sottolineare innanzitutto le capacità che possono essere importanti per quella determinata azienda, in quel particolare momento. Dovete scavare nel passato dell’azienda, leggere i comunicati stampa, gli annual report, navigare nel sito aziendale, ma anche diventare fan della sua pagina facebook e scoprire sui siti di marketing e comunicazione (come pubblicitaitalia.it, youmark.it, ninjiamarketing.it e geekadvertising.wordpress.com) quali sono le sue campagne di comunicazione, in modo da capire il suo approccio nei confronti del consumatore.

3. Le vostre caratteristiche sono eccessive per il lavoro che cercate

Se vi state rassegnando a fare domanda per un lavoro che richiede una formazione meno completa di quella che avete conseguito, è inutile sottolineare che avete un master nella lettera di accompagnamento: chi vi deve assumere potrebbe preoccuparsi di prendere una persona che si sentirà da subito sottoimpiegata.

4. La vostra lettera inizia con “Gentili signori”

La lettera verrà letta da una persona in carne e ossa, il minimo che potete fare è individuare il suo nome e inserirlo nell’intestazione. A proposito: si scrive Gentile o gentilissimo dottor Caio Sempronio, senza abbreviare né il gentile né il dottore (o signore). Per trovare il nome della persona una delle strade più veloce è Linkedin.

5. La chiusura è troppo passiva o generica

Non limitatevi a ringraziare, cercate di personalizzare anche la chiusura facendo riferimento al lavoro per il quale state facendo domanda. Una persona che risponde a un’inserzione come  Community manager potrà chiudere dicendo ad esempio: “In occasione di un colloquio potremmo condividere le mie nuove idee su come potenziare la commutity on line”.

In sintesi è fondamentale che la vostra lettera indichi un genuino interesse nell’azienda e faccia capire, in poche righe, che siete la persona giusta sia in generale per la struttura (se vi candidate spontaneamente, senza sapere esattamente quale compito potreste svolgere), sia per quel posto particolare, se invece scrivete in risposta a uno specifico annuncio di lavoro. Avete altri suggerimenti? Condivideteli con noi!

L’articolo di Laura Smith-Proulx è su http://www.careerrocketeer.com/2012/05/5-cover-letter-blunders-that-kill-your-chances.html

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Come scrivere una email di lavoro efficace

sasha-yawnPC Ho appena letto un invito ai politici in campagna elettorale a non utilizzare frasi fatte, ma sforzarsi di essere precisi e originali in quello che propongono, senza ricorrere alla scorciatoia del luogo comune. Il rischio è di essere poco incisivi e annoiare chi legge o ascolta.
Lo stesso invito si può estendere a chi scrive di marketing e comunicazione, con la necessità – spesso – di condensare in una email una proposta importante, indirizzata al proprio capo o a un cliente. E sicuramente vale per chi, attraverso una lettera d’accompagnamento, cerca di ottenere un colloquio o anche una tesi di laurea.
Ho trovato azzeccato il recente intervento di Bryan Garner che titola “Non anestetizzate i vostri colleghi con una brutta scrittura” e invita a usare nella comunicazione scritta la stessa verve che si impiegherebbe in una presentazione orale. Non a caso, i migliori comunicatori evitano le frasi fatte e usano parole forti e semplici (“Ich bin ein Berliner”, io sono un Berlinese, esprime memorabilmente, in quattro parole, il sentimento di empatia che gli Stati Uniti volevano comunicare alla Germania divisa.)
Garner fornisce alcuni trucchi per mantenere viva l’attenzione del lettore, quando si scrive una email, un report o un qualsiasi documento. Trovo alcuni di questi pertinenti e adattabili anche alla nostra lingua.
Innanzitutto usate i pronomi vostro, voi o al limite nostro, in modo da trascinare in quanto scrivete chi vi sta leggendo. È un’accortezza che ho sempre utilizzato ed esprime, come minimo, coinvolgimento nei confronti del cliente al quale scrivete.
Evitate i passivi: invece che scrivere Il documento in allegato è stato preparato dall’agenzia/da Giovanni, meglio dire L’agenzia/Giovanni ha preparato il documento. Questo vi aiuta a evitare frasi involute e complicate (un mio ex capo sosteneva che non si dovesse mai usare neanche il gerundio, per costringerci ad utilizzare frasi assertive e dirette, come in inglese. Sinceramente trovo questa pretesa, se assoluta, un po’ estrema, e difficile da mettere in pratica).
Variate la lunghezza e la struttura delle frasi. Una regola aurea per chi scrive romanzi o body copy, che vale anche nella scrittura business, se non volete essere noiosi.
Evitate gli acronimi, soprattutto se non siete sicuri che verranno compresi dall’interlocutore (questo è particolarmente vero se siete un consulente o un fornitore, mentre un cliente può permettersi di usare il gergo del proprio mercato e pretendere che il consulente si attrezzi velocemente per comprenderlo!). Ricordate che chi vi legge ha poco tempo, sicuramente perderà interesse di fronte a una sigla che non conosce.
A questi suggerimenti aggiungerei che le regole su come scrivere in una pagina web possono essere ormai applicate anche alla scrittura di una mail: infatti, a causa del sovraccarico di informazioni, il lettore è ormai abituato a scansionare velocemente la pagina per coglierne velocemente il contenuto, anche, e forse soprattutto, se si tratta di una mail. Per questo trovo ancora valide le regole di Jakob Nielsen, riportate sul sempre interessante Nuovo e utile di Annamaria Testa. Nielsen infatti ci ricorda che difficilmente i lettori leggono parola per parola, piuttosto scansionano il contenuto estrandone singole parole o frasi.
Ecco quindi alcuni utili suggerimenti per aiutare lettura :
• usare liste di punti
• inserire una sola idea per ciascun paragrafo
• usare la piramide invertita: cominciare dalle conclusioni
• usare la metà delle parole che usereste scrivendo normalmente
Se scansionando velocemente il post siete arrivati a questa conclusione, e avete qualche suggerimento utile su cosa fare e non fare quando si scrive una mail, aggiungetelo!

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Annamaria Testa parla di scrittura, rilettura e cucina dei carciofi

PC Qualche anno fa ho avuto il privilegio di veder nascere un libro: Annamaria Testa, della quale ero assistente in Iulm, riuscì infatti a trasformare le bellissime lezioni che svolgeva in aula in capitoli di Farsi capire, edito da Rizzoli. Tra i diversi argomenti trattati, quello forse più utile nella vita lavorativa di tutti i giorni è il semplice – ma non banale – invito a rileggere quanto si scrive. Sicuramente indispensabile se state scrivendo la lettera d’accompagnamento a un curriculum, ma importante anche se state argomentando a un cliente una proposta di comunicazione  o un progetto innovativo al vostro superiore. Perché le frasi involute,  gli errori ortografici o grammaticali, e anche i semplici refusi saranno indice di scarsa attenzione a quello che fate (e se voi per primi siete poco interessati alla vostra lettera di presentazione, perché lo dovrebbe essere chi vi sta selezionando?).

Per questo vi invito a leggere il bellissimo post di Annamaria apparso ieri su http://www.nuovoeutile.it, il suo sito di teorie e pratiche della creatività.

QUESTIONI DI METODO – SCRITTURA, RILETTURA E CUCINA DEI CARCIOFI di Annamaria Testa

Capita spesso che ragazze e ragazzi mi facciano vedere i loro scritti. Perfino a quelli che vogliono fare pubblicità chiedo di mostrarmi almeno un testo lungo: da un titolo pubblicitario, per quanto brillante sia, è impossibile capire se uno maneggia le parole decentemente, e con grazia.
Così, in novantacinque casi su cento, dopo poco mi ritrovo a fare la medesima domanda: santa polenta, ma hai riletto quel che hai scritto?
Le risposte vanno da no, perché andavo di fretta (argh) a sì, certo (ehm).
… e quante volte hanno riletto, ‘ste anime sante? Una volta. Una. Una sola.
Beh, si scrive e poi si rilegge scorrendo le righe e morta lì, no?

Spiego che si rileggono una volta gli sms. Le mail, se sono non brevissime, qualche volta in corso di scrittura e poi alla fine, prima di cliccare send. Ma un testo per il pubblico va riletto mooolte volte. E, a ogni rilettura, qualcosa va aggiustato. Spesso, quando si modifica una frase, anche la punteggiatura va cambiata di conseguenza.
Il testo apparirà tanto più necessario e naturale quanto più sarà stato, con un paziente e invisibile lavoro di affinamento, reso adatto a dire esattamente quel che vuol dire. Né di più né di meno.
Mi guardano con gli occhioni spalancati, ‘sti pivelli.

Allora parte il teatrino. Prendo la penna e, mentre quelli fanno spallucce, comincio a segnare gli errori di ortografia: accenti, apostrofi. E orrendezze anche peggiori.
… poi segno le frasi storte, o perché i tempi verbali non concordano, o perché non concordano verbi e soggetti, collocati alle opposte periferie di periodi caotici. Oppure perché o il verbo o il soggetto è definitivamente missing. Poi segno gli anacoluti, che sembrano disinvolti ma sono solo bruttarelli: per esempio l’orologio, Pippo lo aveva rotto…
Segno le parole ripetute senza intenzione o necessità e a breve distanza (es: fino ad ora Pippo era in ritardo di mezz’ora). Già che ci sono, dove posso tolgo le d eufoniche. Segno i salti ingiustificati dal passato al presente o viceversa e, se sono ripetuti e ammucchiati in poche righe, gli andirivieni tra “noi”, “tu”, forme impersonali.
Segno le frasi di cui il testo può fare a meno senza perdere un milligrammo di senso. Intanto ho guardato la punteggiatura: di solito trovo virgole sparse dove capita, come petali di rosa sul percorso della processione. O come fiati presi a caso da un attore maldestro.
Ah: comincio a segnare anche le parole fuori tono. Per esempio quelle troppo colloquiali in un testo tutto in punta di penna, o viceversa.
E segno le formule goffe o antiquate: ci sono ventenni che usano egli, al fine di, allorquando e altri muffosi avanzi del tempo che fu.Poi vado a vedere se la scrittura ha ritmo. E se ci sono dei cortocircuiti di senso.
Uno degli esempi più divertenti mi è capitato di recente. È l’incipit di un testo di intenzione peraltro non disprezzabile:
Il braccio chiede consiglio alla mente e intanto è sulla porta del cuore ad origliare ogni suo sospiro.
Dico all’autore: e ora, anima santa, visualizza quel che hai scritto.
C’è un braccio (tranciato?) che chiede consiglio alla mente (come fa? Parla? Pensa? È telepatico?) e intanto (sempre lui, il braccio multitasking) è sulla porta del cuore (urca!) ad origliare (il braccio ha orecchie?) ogni suo sospiro (e come fa a sospirare, il cuore? Ha una bocca? E i polmoni, in questo campionario anatomico, che fanno? Battono?).
Spero di avervi dato un’idea di quel che si può trovare se ci si prende la briga di passare un testo al setaccio fine. E sì, certo, le metafore vanno bene, eccome: ma solo se non collassano l’una sull’altra in una poltiglia di incongruenze.

Naturalmente tutto questo lavoro di rilettura parte dal presupposto che il testo racconti qualcosa che val la pena di leggere, se no è meglio risparmiarsi anche la fatica di scrivere e dedicarsi a qualche hobby più divertente.
Ma se uno decide di scrivere, non c’è verso. Deve anche rileggere, se ha un minimo di rispetto per il proprio pensiero. E quandi dico “rileggere” intendo: con attenzione, e più di una volta. Quante volte? Tante: cinque, dieci, anche venti se il testo è lungo o complesso.

In sostanza, lavorare su un testo è come cucinare carciofi. PRIMA si puliscono e si tirano via le foglie dure e guaste. POI si taglia la punta: via tutte le spine. POI si dividono a metà, o in quarti, eliminando anche quelle barbette interne fetenti e traditrici che, se finiscono in bocca, allappano. POI bisogna lavarli bene bene.
Solo se è stata tirata via la roba sbagliata, brutta, inutile ci si può divertire coi profumi e i sapori. E si può mettere in pentola aggiungendo tutto quel che serve.
Mi diceva però l’ortolano che adesso la gente non vuol più rompersi l’anima, perdere tempo e pungersi per pulire i carciofi: molti preferiscono quelli già pronti, sfogliati, privati del gambo, decapitati. Anche se fanno tristezza, rinsecchiti e nerastri come sono.
Ma chi scrive deve rassegnarsi. E pulire bene i suoi carciofi.
http://www.nuovoeutile.it/ita_scrittura_rilettura_carciofi.html

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