Come gestire meglio il tempo e aumentare la produttività

PC La mia collega in Iulm Daniela Pellegrini, da qualche mese collaboratrice di trampolinodilancio, ha fatto, come tutti noi, una serie di buoni propositi al rientro dalle ferie, tra cui quello di trovare più tempo da dedicare a se stessa. Con approccio pragmatico ha prima individuato una tecnica di time management davvero originale ed è poi riuscita a intervistare chi l’ha ideata: Francesco Cirillo, un italiano trasferito a Berlino, che in un mondo di applicazioni e smartwatch crede che la soluzione più efficace sia puntare simbolicamente un timer da cucina e procedere per segmenti di 25 minuti.

Ecco la spiegazione della tecnica e dei vantaggi nell’intervista di Daniela Pellegrini

“COSA E’ LA POMODORO TECHNIQUE?

La Pomodoro Technique e’ una tecnica di time management.

Spesso si usa il termine time management in modo improprio: si confonde la causa con l’effetto. Aumentare la propria produttività vuol dire riuscire a fare una di queste due cose: aumentare la quantità prodotta in un definito periodo di tempo (per esempio, riuscire in un mese a preparare tre esami universitari invece di due), oppure impiegare meno tempo per ottenere una certa quantità di prodotto, (per esempio, riuscire a preparare due esami universitari in due settimane invece che in un mese). L’aumentato livello di produzione o il risparmio di tempo conseguito sono quindi “l’effetto”. Veniamo alle cause. Ci sono almeno tre fattori che determinano la nostra produttività e quindi possono consentirci di risparmiare tempo: come prendiamo le nostre decisioni, come organizziamo le informazioni e come organizziamo il tempo. L’errore comune e’ considerare tecniche di time management qualsiasi approccio capace di generare un risparmio di tempo. Le tecniche di time management sono invece quelle che intendono ottenere un miglioramento di produttività attraverso la definizione di una strategia o un modello per  organizzare il tempo.

COME FUNZIONA

Tutti noi sappiamo cosa vuol dire dipendere dal tempo. Correre e’ in genere l’effetto di questa dipendenza. Una corsa ansiosa “contro” il passare del tempo può far diventare impossibili da completare anche le attività più semplici.

E’ inutile e dannoso competere con il tempo: perderemo sempre. Invece di far questo, la Pomodoro Technique intende “invertire la dipendenza col tempo” e rendere cosi’ possibile fermarsi, ragionare, essere lucidi e focalizzati: avere il tempo come alleato. Come? Creiamo dei contenitori in cui mettere il tempo: il tempo dipende cosi’ da questi contenitori; noi non dipendiamo più dal tempo, ma da questi contenitori di tempo. Facciamo in modo che questi contenitori abbiamo la durata ideale per favorire la nostra concentrazione, consentirci di gestire le eventuali interruzioni che sentiamo dentro di noi o che provengono dall’ambiente in cui ci troviamo, e soprattutto farci respirare. Il Pomodoro e’ questo contenitore: 25 minuti senza interruzioni. Per misurare i 25 minuti usiamo un timer di quelli da cucina. Funziona cosi’: decidiamo cosa fare, carichiamo il timer sui 25 minuti e lavoriamo fino al Riiiing del timer, quindi facciamo una pausa di qualche minuto. Possiamo fare di più. Possiamo organizzare questi pomodori in modo sensato. Per esempio, ogni quattro pomodori facciamo una pausa piu lunga; oppure assegniamo le attivita’ piu’ creative ai pomodori di prima mattina; oppure decidiamo che l’ultimo Pomodoro di lavoro della nostra giornata lo dedichiamo a pulire e riorganizzare scrivania, appunti, laptop e penne per il giorno seguente. Attraverso l’osservazione dei nostri Pomodori impariamo a conoscerci e a metterci in relazione con il tempo in modo produttivo. Quando ci sentiamo poco motivati, sappiamo che “il prossimo Pomodoro andrà  meglio”.

COME PUO’ ESSERE UTILE NELLA GESTIONE DEL TEMPO DELLO STUDIO

Ci sono almeno tre benefici che si possono ottenere applicando la Pomodoro Technique allo studio:

Focalizzazione – Certo, riuscire a lavorare venticinque minuti senza interruzioni consente di aumentare la produttività, ma sono le pause al termine di ogni Pomodoro a favorire lucidità e concentrazione.

Organizzazione – Studiare comprende un numero di attività con caratteristiche molto diverse tra loro: cercare, leggere, sintetizzare, ripetere o scrivere. Ognuna di queste attività richiede non solo strumenti diversi, ma anche “il proprio tempo”. Quale Pomodoro della giornata dedicare a una di queste attivita’ e’ il risultato di una scelta consapevole: di una sensibilità sviluppata nei confronti del tempo. Personalmente trovo efficace: cercare, dopo pranzo; leggere e prendere appunti, nel pomeriggio; e ripetere o scrivere, la mattina del giorno dopo… E voi?

Realismo – Non vogliamo svegliarci a due settimane dagli esami e non avere una chiara idea di quanto abbiamo fatto e di quanto manca per passare a pieni voti l’esame. L’applicazione della Pomodoro Technique può aiutarci in due modi. Il processo di auto-osservazione che si rinnova a ogni Pomodoro, porta nel tempo a ridurre gli errori di stima: diciamo che ci metteremo un mese per prepararci e al termine del mese saremo pronti. Se inoltre impariamo ad assegnare a ogni Pomodoro un obiettivo di “valore” e non solo di “sforzo” – “saper rispondere alle domande alla fine del capitolo”, piuttosto che “leggere dieci pagine” – potremo non solo monitorare in modo accurato lo stato del nostro progetto di studio, ma anche motivarci e trovare nuova energia.

CHI SEI TU

Sono un ex studente, un esploratore e un imprenditore di una azienda che si occupa di trovare modi semplici di aumentare la produttività e di far crescere i nostri “prodotti” (idee, software, libri, etc.).

COME TI E’ VENUTA L’IDEA DI SVILUPPARLA

Quando studiavo all’università avevo grossi problemi a concentrarmi. Osservandomi sono arrivato a trovare una soluzione per il mio problema. Poi ho visto altre persone con il mio stesso problema e la tecnica ha funzionato anche per loro.”

 

Per maggiori informazioni potete visitare il sito pomodorotechnique.com e non perdetevi il nuovo libro che Cirillo sta finendo …. Waaaaaah! Decision Making Model (waaaaaah.com). Il tema che affronta è come prendere decisioni efficaci in contesti di incertezza. Direi che dovrebbe esserci utile!

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One thought on “Come gestire meglio il tempo e aumentare la produttività

  1. Giulia Spada ha detto:

    Detto che ho apprezzato moltissimo l’argomento e sicuramente applicherò nel campo privato “the Pomodoro Technique”, secondo voi è possibile utilizzare la stessa tecnica anche in ambito lavorativo ?
    Mi spiego meglio: dopo aver letto l’articolo, ho puntato il timer pomodoro, ma dopo 2 minuti mi era già squillato 3 volte il telefono e nel giro di 10 minuti avevo la fila di persone con il numeretto che aspettava di farmi le più disparate domande non capendo perchè non ero lì immediatamente a loro disposizione…
    25 minuti in un contesto di questo tipo sono una vera eternità, ma non so se dedicare meno tempo renda davvero funzionale il timer…
    Consigli ? Reprimende ?

    Mi piace

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