Come e perché scrivere una to do list quotidiana

cropped-whats-on-my-to-do-list-todayPC Avendo un’irrefrenabile tendenza al multitasking, una bassissima soglia di noia, impegni lavorativi diversi che si sovrappongono e poca memoria sono da sempre costretta a redigere delle to do list, se voglio essere sicura di ricordarmi di fare tutto quello che devo (il tutto funziona ovviamente se poi mi ricordo di guardare la to do list, ma con il tempo ho imparato a metterla in posti molto visibili!).

Alcune liste assomigliano a pizzini che vengono scritti o completati sul divano alla sera prima di addormentarmi,  altre un po’ più raffinate sono segnate sulle note dello smartphone.  Entrambe riguardano solo quello che devo fare il giorno dopo. Ci sono invece delle versioni più strutturate che sono scritte e salvate sul pc e riguardano compiti più strategici e a lungo termine. Hanno compiti e ruoli differenti e sono per me altrettanto importanti.

Ecco alcuni consigli per la to do list quotidiana:

  • Segnatela su un supporto che siete sicuri vi possa seguire negli eventuali spostamenti del giorno dopo: i bordi del quotidiano che state leggendo o il retro di uno scontrino sono ad alto rischio di finire in pattumiera. Tenete quindi nei luoghi dove possono venirvi in mente le cose da fare il giorno seguente un blocchetto e una penna.
  • Al mattino unite i diversi appunti (quello che riporta la to do list del giorno prima, se non siete riusciti a svolgere tutto quanto previsto, quello scritto alla sera, quello appuntato sul cellulare) e decidete l’ordine di priorità. Tenete presente il fondamentale criterio che impone di fare non solo quanto è urgente ma anche quanto è importante. Se avete l’abitudine di iniziare a lavorare prima che comincino a suonare i telefoni, o arrivino i vostri capi, dedicate questi minuti di tranquillità ai lavori che richiedono maggiore concentrazione.
  • Cercate di organizzarla per assecondare il vostro modo di lavorare: se siete metodici, mettete tutte di seguito le mail che dovete scrivere o le telefonate che dovete fare; se amate variare, alternate compiti molto diversi. Ad esempio inserite dopo una lunga ricerca su internet una telefonata che vi permetta di alzarvi e sgranchirvi le gambe.
  • Per alcuni compiti potrà essere importante segnare l’orario: il cliente che fa il part time ed è disponibile solo al mattino, il corrispondente dall’altra parte del mondo che è contattabile solo quando è orario lavorativo anche sul suo fuso, il creativo che arriva dopo le 10 e va sentito o visto prima che si immerga in un altro progetto. Se quanto dovete fare è davvero urgente puntatevi una sveglia sul cellulare.
  • Preoccupatevi quando uno stesso compito viene ricopiato su una nuova to do list più di due volte, perché non siete ancora riusciti a svolgerlo: o state pretendendo troppo dalla vostra giornata, o state sottovalutando l’importanza di questo lavoro (magari perché non vi piace e quindi finisce sempre in fondo alla lista)
  • Concedetevi la soddisfazione di depennare man mano quanto avete fatto, ma ricordatevi che conta più la qualità che la quantità, quindi se avete cancellato molte cose dalla vostra to do list non significa necessariamente che abbiate fatto un buon lavoro.
  • Non stendete masochisticamente lunghissime liste per poi sentirvi depressi perché non siete riusciti a fare tutto. Siate realistici: se è improbabile che il giorno dopo riusciate davvero a finire tutti quei lavori, tralasciate quelli meno prioritari e meno urgenti, ma ricordatevi di inserirli nella lista a lungo termine (altrimenti rischierete di dimenticarvene!)

Nel prossimo post un’indicazione su come io mi organizzo per la lista delle cose da fare nel lungo termine, se avete qualche consiglio o best practice anticipatemeli, che le inserisco ben volentieri!

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6 thoughts on “Come e perché scrivere una to do list quotidiana

  1. Marco lombardi ha detto:

    Quanto é vero e ben poco nella prassi! Io lo facevo la domenica sera per la settimana. Sempre sullo stesso quaderno (giallo). Perché non lo si fa? Forse perchè un segno di debolezza? Di poca memoria e volntá? Ricorda la lista della spesa dell’anziano al super o comunque del single imbranato? Venivo spesso preso in giro per questo… L’etichetta dell’ansioso era immediata e molto negativa. Nonchalance era da preferire… Eppure non é così. Mi ricordo che feci stampare dei blocchetti di to do list in bianco. Un insuccesso totale. Un grande esecutore non legge una partitura….. Giá, un grande e non é sempre così.

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  2. arcofreccia ha detto:

    Buongiorno Paola, a me è capitato di dover fare delle liste di cose da fare miste a cosa già fatte e appunti integrati, insomma un insieme di informazioni. Usavo ed uso quaderni per farlo. E’ un comportamento che ho DOVUTO adottare proprio perché saltavo da un lavoro ad un altro in mezzo a innumerevoli interruzioni. Un comportamento che è diventato un’abitudine.
    Una cosa che a me è molto utile è quella di scrivere la data all’inizio di ogni lista, così tengo traccia quasi di tutto, schizzi, appunti, telefonate inoltre posso ritrovare che cosa ho fatto in particolari giornate e posso tornare indietro per rivedere se ho dimenticato qualcosa.
    Un po’ di memoria visiva e diventano quasi dei data base…
    Utilissime.
    Ah! Un’altra cosa, scrivo sulla copertina del quaderno il periodo d’uso, a volte è utile per rintracciare info.

    Fabio

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  3. Giulia Spada ha detto:

    Solitamente organizzo la mia 2do list per arrivo delle richieste, ovviamente datando il brogliaccio iniziale; poi lascio spazio per la numerazione delle priorità (liste FIFO sono molto rare, solitamente sono tutte LIFO….) e per la data di completamento o di avanzamento.
    Mi è capitato più volte di sotterrare sotto una marea di cartaccia la 2do list e quindi vanificarne lo scopo, e siccome non posso compilare un quadernetto per motivi di spazio (scrivanie corporate sempre più piccole, tra un pò ci daranno postazioni come in università, solo sedie con la ribaltina) ho messo la 2do list in una favorit rosso fuoco, che ritrovo ovunque, anche nei momenti di caos massimo !

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    • trampolinodilancio ha detto:

      PC Grazie Giulia del suggerimento e di aver ricordato il dilemma FIFO/LIFO sul quale copio wikipedia per chi non avesse dimestichezza con queste sigle: FIFO (first in first out) esprime in ambito informatico il concetto di una coda, ovvero la modalità di immagazzinamento di oggetti fisici in cui il primo oggetto introdotto è il primo ad uscire. Un esempio di immagine rappresentativa del concetto è quella di un tubo con una estremità da cui entrano gli oggetti e l’altra dalla quale escono. L’ordine di uscita è uguale a quello di entrata. La modalità LIFO (last in first out) è alternativa alla FIFO e si può rappresentare come un pozzo; quindi con ingresso e uscita sempre dalla stessa estremità ed il primo ad uscire è sempre l’ultimo ad essere entrato, in questo modo l’ordine di uscita è invertito rispetto a quello di entrata.
      E’ proprio vero che purtroppo spesso l’ultima emergenza che si aggiunge alla lista è anche la prima ad essere risolta, senza considerare i buoni propositi relativi alle priorità!

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