Nulla si perde in ufficio, ovvero come organizzare outlook.

PC Una delle prime esperienze di ufficio che spesso ricordo – come chi rivive ancora l’incubo della maturità – è quando ho pensato di aver perso l’unico esemplare del testo pubblicitario di uno spot Colgate che la copy writer mi aveva affidato perché lo condividessi con il cliente.  

So con certezza che lavoravo da meno di un anno, perché il misfatto avvenne il giorno del mio compleanno. La copy writer in questione (che ora è direttore creativo e che leggendo questo blog forse si riconoscerà) mi metteva al tempo molta soggezione, perché faceva parte di una delle coppie più brave e affermate dell’agenzia. Il  foglio che aveva consegnato fiduciosa nelle mie mani una volta arrivato sulla mia scrivania si era immediatamente reso latitante e non c’era nessuna speranza che lei ne avesse salvato una copia sul pc, perché negli uffici c’erano ancora solo le macchine per scrivere.

Impensabile chiederle di riscriverlo.

La seconda volta che il mio capo (ignaro dell’accaduto) mi chiedeva se potevamo vederlo insieme prima della riunione, mi sono rifugiata in lacrime nell’ufficio di fianco al mio, dove mi ha soccorsa con grande buon senso una saggia collega: il suo consiglio è stato di rifare esattamente tutto quello che avevo fatto dopo aver ricevuto il foglio, perché – come recita il titolo di questo blog – è impossibile che qualcosa vada perso in ufficio.

Il  testo del nuovo spot del dentifricio, dimostrando un inaspettato spirito ribelle, era finito nel faldone con le informazioni relative al detersivo Soflan. Senza rendermene conto, dopo averlo consultato, l’avevo richiuso con il suo contenuto alieno, e riportato nell’archivio in corridoio. Il sollievo che ho provato riavendo il foglio tra le mani è paragonabile solo a quello di aver passato, al primo tentativo, l’esame di statistica.

L’utilizzo dei computer potrebbe agevolare la conservazione dei documenti, e soprattutto ridurre i tempi necessari al loro reperimento, evitando di non farceli trovare quando improvvisamente ne abbiamo un assoluto bisogno. D’altro canto, però, la facilità di scrittura connessa all’uso del pc ha determinato una spropositata diffusione dei testi prodotti, e, per esperienza diretta, so che la loro archiviazione risulta comunque complessa.

Nei casi in cui non siate particolarmente ordinate (come me) il tasto cerca del pc vi verrà sicuramente in aiuto.

Il corretto reperimento dei messaggi/documenti scambiati e della loro cronologia spesso risulta determinante per ricomporre l’andamento veritiero o comprovabile di una relazione, sia professionale, sia privata anche a distanza di tempo.

La corretta gestione della posta elettronica (nel mio caso nell’ambito applicativo SW Outlook) è fondamentale per questo obiettivo. Di fronte alla prospettiva di cambiare PC, e dovendo assolutamente fare in modo che i miei archivi elettronici persistessero immutati nel nuovo, mi sono rivolta a un amico (Edo), decisamente più esperto di me nell’utilizzo dei computer. Gli ho spiegato la mia operatività quotidiana e cosa avrei voluto che accadesse per semplificarmi la vita.

Edo, di fronte alla considerevole mole di corrispondenza digitale che tutti i giorni solitamente elaboro, mi ha fatto notare come fino ad allora l’avessi semplicemente conservata, senza aver provveduto a una corretta archiviazione. Facendo miei alcuni suoi suggerimenti, mi sono posta al riparo da spiacevoli rischi (derivanti da inaspettate perdite del PC), e ho ridotto i tempi di ricerca spesi nel ritrovare i messaggi desiderati. E’ bastato applicare alcune regole di base (ve le riporto così come Edo me le ha riferite):

  • Provvedere a una divisione temporale della posta elettronica, suddividendola in archivi a se stanti, intitolati con il nome dell’anno ai quali si riferiscono (attività da svolgere contestualmente alla decisione di conservare o meno, qualsiasi messaggio ricevuto e spedito)”;
  • “Provvedere al salvataggio degli archivi di posta elettronica riferiti ad anni diversi dal corrente (in quanto ormai immutabili), su distinti supporti magnetici (CD, DVD ecc.), opportunamente etichettati, e quindi riporli in un luogo sicuro”;

Così adesso mi sono organizzata in modo che, per ogni cartella riferita a un qualsiasi anno, ho una struttura di sottocartelle suddivise per Clienti/Progetti, ognuna contenente la relativa corrispondenza scambiata. Visti i tempi è più facile che ora perda un cliente piuttosto che un messaggio di posta.

Tutto sotto controllo (?).

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One thought on “Nulla si perde in ufficio, ovvero come organizzare outlook.

  1. Giulia Spada ha detto:

    Personalmente, il vero problema è che la mia creatività si esprime al massimo nel nominare i files. Così poi alla fine mi scervello per ritrovarli perchè, nonostante Windows sia disponibilissimo ad aiutarmi con la funzione Cerca, se non mi ricordo come si chiama anche Bill Gates deve arrendersi !
    Allora ho preso una sana abitudine: in tutti i miei file, di qualsiasi tipo, metto al piè di pagina il percorso ed il nome del file, la data ed il numero delle pagine di cui consta. In questo modo – sempre che nel frattempo non abbia sepolto il cartaceo con tutte le indicazioni sotto un piccolo Everest di altri fogli – sono quasi sempre in grado di ritrovarmi nel mio “caos calmo”.
    … A meno che nel frattempo non mi sia venuta la brillante idea di spostare o rinominare il file. Ma nessuno è perfetto.

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